Нэршил нь архивыг бүрдүүлдэг, тухайн байгууллагад шинээр нээгдсэн, системд шинээр нээгдсэн бүх хэргийн жагсаалт юм. Энэ нь хэргийн индекс, нэр, хадгалалтын тогтоосон нөхцлийг зааж өгөх ёстой.
Нэршлийн төрөл
Оффисын ажилд стандарт, ойролцоо, хувь хүний гэсэн гурван үндсэн нэр томъёо байдаг. Стандарт нь холбооны хуулиар тогтоогдсон бөгөөд ижил төрлийн байгууллагуудын нэр томъёог гаргах загвар болж өгдөг. Ойролцоогоор нэрлэсэн нэр томъёонд хатуу чанд хэвийн тоог оруулаагүй болно. Энэ нь индексүүдтэй хамт нээхийг зөвлөж буй тохиолдлуудын жагсаалтыг агуулдаг. Дээрх нэр томъёоны төрлийг төрийн болон орон нутгийн байгууллага, байгууллагуудад боловсруулдаг. Хувийн байгууллагын ажилтнууд хууль эрх зүйн баримт бичиг, тайлангийн төрөл, ажлын төлөвлөгөө гэх мэтийг үндэслэн. хувь хүний хэргийн жагсаалтыг боловсруулж байна. Үүнд аж ахуйн нэгжийн үүсгэсэн хэргүүдийн бүх эзлэхүүнийг багтаасан болно.
Нэр томъёог эмхэтгэх журам
Жил бүр хуучны үндсэн дээр хэргийн шинэ нэр томъёог гаргаж өгдөг. Үүнээс гадна, бүх баримт бичгүүдэд нэмэлт өөрчлөлт оруулах шаардлагатай. Нэр томъёоны чухал бүрэлдэхүүн хэсэг нь хэргийн хадгалах хугацаа юм. Үүний үндсэн дээр түр, урт хугацааны, байнгын хадгалалтын тохиолдлуудыг ялгаж үздэг. Түр хадгалах файлын хугацаа арав хүрэхгүй жил, урт хугацааны хадгалалт арав гаруй жил байна. Хадгалах хугацаа дууссан баримт бичгийн хувьд бараа материалын жагсаалтыг гаргаж, баримт бичгийн серийн дугаар, нэр, үйлдвэрлэсэн он, хуудасны тоо, бусад мэдээллийг тодорхой заасан тохиолдолд харуулна. Бараа материал боловсруулсны дараа эдгээр баримт бичгийг устгах болно.
Бүтцийн хувьд нэршлийг хэсэг, дэд хэсгүүдээр төлөөлдөг. Гэсэн хэдий ч энэхүү хэлтэс нь төрийн байгууллага, байгууллагуудад түгээмэл байдаг. Хувийн байгууллагуудад энэхүү хуваагдал нь эрх мэдэл, захирагдах байдлын харилцааг тусгахаас илүүтэйгээр үйл ажиллагааныхаа гол чиглэлийг онцолж үздэг.
Нэр дэвшлийн хүснэгт нь таван баганаас бүрдэнэ: эхнийх нь хэргийн индекс, хоёрдугаарт хэргийн нэр, гуравдугаарт - хуудасны тоо (тухайн жилийн эцсээр заагдсан), дөрөвдүгээрт - хадгалах хугацаа зохицуулалтын эрх зүйн актуудаар тогтоосон, тав дахь нь хэргийг нээх, устгах зорилгоор бараа материалд оруулах гэх мэт тэмдэглэл.
Нэр томъёонд багтсан урт хугацааны болон байнгын хадгалалтын тохиолдол нь хоёр зуун тавин хуудаснаас хэтрэхгүй байна. Хэрэв тосгоны тоо нормоос хэтэрсэн бол хэргийг хоёр ба түүнээс дээш хэсэгт хуваах нь зүйтэй.
Хэргийн нэрсийн жагсаалтыг архивын газартай тохиролцож, байгууллагын дарга гарын үсэг зурсан байх ёстой.
