Харилцаа холбооны суваг элбэг боловч ажил хэрэгч холбоо барихад имэйл хамгийн найдвартай хэвээр байна. Амаар ярихаас өмнө түүний сул тал нь хүлээн авагч нь захидлыг үл тоомсорлож болно. Хоосон зайг бичихгүй байхын тулд бизнесийн имэйлийн захидал харилцааны дүрмийг мэдэх нь чухал юм.
Сэдэв бол толгой юм
Бизнесийн цахим захидал харилцааны үр нөлөө нь зөв сэдвээс ихээхэн хамаарна. Илгээсэн мессежүүдийн жагсаалтыг гүйлгэж үзсэний дараа хүлээн авагч нь ажлын өдрийн төгсгөлд илүү чухал гарчигуудад давуу эрх олгон захидалгүйгээр сэдэв үлдээх болно.
"Александраас", "Виталийд зориулсан" болон бусад хийсвэр толгойн хэлбэртэй сэдэв нь хүлээн авагч захидал хүлээж байгаа бөгөөд саяхны ярианд чухал мэдээллийг удахгүй илгээх талаар мэдэгдсэн тохиолдолд л тохиромжтой. Бусад бүх тохиолдолд ийм сэдэв харамсалтай байна. Тэд давж заалдах болсон шалтгаан, захидлын мөн чанар, ач холбогдлыг тусгаагүй болно.
2-4 үгтэй сайн тодорхойлсон өгүүлбэрийг сайн сэдэв гэж үздэг. Жишээлбэл: "Батлах тайлангийн төсөл", " Бизнес-Трейд "ХХК-ийн арилжааны санал," шифер нийлүүлэх тухай "," шифер. Хэлэлцэх санал ".
Давж заалдах зорилгоос үл хамааран захидлын зохиогч анхаарал татахаас болгоомжлох хэрэгтэй. Тиймээс, "Яаралтай!", "Захирал биечлэн", "Чухал!" нь зөвхөн илгээгч төдийгүй хүлээн авагчийн хувьд онцгой ач холбогдол бүхий тохиолдолд л тухайн сэдвийн мөрөнд тэмдэглэгдсэн байх ёстой. Хэрэв ижил холбоо барьсан хүний захидал тус бүрт үндэслэлгүй анхаарал хандуулсан шинж тэмдгүүд дагалдсан бол хүлээн авагч тэдэнд хариу өгөхөө больж, онцгой тохиолдолд хар жагсаалтад оруулах эсвэл захирагдагсдад дахин чиглүүлэх болно.
Давж заалдах
Имэйлийг мессежээр эхлүүлэх хэрэгтэй. Хүлээн авагчийн бүтэн нэрийг ашиглаж, алдаагүй бичих нь зайлшгүй чухал юм. Нэрнийхээ алдааны алдааг анзаарсан анхааралтай хандагч нь уриалгын зохиогчид итгэх итгэлээ алдаж, харилцан яриаг үргэлжлүүлэх сонирхолгүй болно.
Ийм зүйл гарахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд олон нийтийн шуудангаар явуулсан ч гэсэн илгээхээсээ өмнө хавтаст бичгийнхээ текстийг нягталж үзэхээ мартуузай. Нарийн төвөгтэй овог бичихдээ алдаа гарахад ихэвчлэн алдаа нуугдаж болно. Хүлээн авагчийн статусаас үл хамааран нэр, эцгийн нэрээр өргөдөл гаргах нь илүү зөв бөгөөд хэрэв тэдгээр нь тодорхойгүй бол уламжлалт төвийг сахисан байгууламжийг ашиглахыг зөвшөөрнө үү: "Сайн байна уу", "Сайн байна уу". Хэрэв захидлын зохиогч ба хүлээн авагч нь өөр өөр цагийн бүсэд амьдардаг бол дараахь давж заалдах хүсэлтийг зөвшөөрнө үү: "Сайн өдөр", "Сайн цаг".
Өөрийн болон бусад хүмүүсийн цагийг үнэл
Имэйл нь богино, тодорхой, ядаргаатай эсвэл шаардлагагүй дэлгэрэнгүй мэдээлэлгүй байх ёстой. Энэ чанар нь цахим захидал харилцаа нь бизнесийн хамтын ажиллагааны эхлэл болохоос цааш үргэлжлэх бус харин чухал ач холбогдолтой юм.
Давж заалдах шатны эхний догол мөрөнд өмнө нь захидал харилцааг явуулаагүй эсвэл удаан хугацаагаар тасалдсан бол зохиогч өөрийгөө танилцуулах ёстой. Үүний оновчтой загвар бол уламжлалт хэллэг юм: “Та Бизнесийн худалдааны ажилтан Василий Кузнецовт санаа зовж байна. Суваг нийлүүлэх саналыг авч хэлэлцэх талаар ярилцлагаа үргэлжлүүлэхийг хүсч байна”гэжээ.
Цаашилбал, уг саналыг аль болох товчоор танилцуулж, мэдээллийн өргөтгөсөн эх сурвалж болгон арилжааны саналыг захидалд хавсаргана.
Өгүүлбэр дэх бүх бүтэн бодлыг логик байдлаар догол мөр болгон хувааж, жагсаалтыг оруулж, тод тодруулж, доогуур зураасыг зохих ёсоор нь ашиглах нь уншигчийн мэдээллийн талаарх ойлголтыг сайжруулж, сэдэвт орох цагийг багасгана. Ихэнхдээ имэйл 3-5 параграфаас илүү ховор байдаг.
Эцсийн барилга
"Сайн сайхныг хүсч, …", "Танд хүндэтгэлтэйгээр, …" гэх мэт бизнесийн салах ёс гүйцэтгэсэн имэйлийг дуусгах нь зүйтэй юм. Гэхдээ "Үргэлж чинийх, …" гэх мэт салах ёс гүйцэтгэсэн үгсээр., албан бус өнгө аяс, хэт их нийлэлт нь хүлээн авагчийн хувьд хоёрдмол утгатай тул та аль болох болгоомжтой байх хэрэгтэй.
Гарын үсгийг холбоо барих хаягийн хамт хавсаргасан байх ёстой. Захиалагч өөрөө холбоо барих хаягийг хардаг тул утасны дугаар, факс, төлөөлж буй байгууллагын албан ёсны вэбсайт, мөн нөөц имэйл хаягийг зааж өгөх нь чухал юм.
Баримт бичиг боловсруулах явцад гарч буй бодлыг пост скриптээр албан ёсоор бичих ёсгүй. Мэдэхийн хэрээр бичих хоцрогдсон санаа бодлын илэрхийлэл нь зөвхөн хувийн захидал харилцаанд тохиромжтой байдаг. Цахим шивэх нь давж заалдах текстийн агуулгыг хэдийд ч өөрчлөх боломжтой. Захидалд P. S. хүлээн авагч нь сөрөг ойлголттой байж магадгүй бөгөөд энэ нь шалтгаангүйгээр биш, хаягийн эзэн нэмэлт захидалд нэмэлт мэдээлэл оруулахад цаг заваа зориулж, хурдан бичлэгийн бичлэгээр хязгаарлахаар шийдсэн гэж бодож магадгүй юм.
