Байгууллагад орж буй баримт бичгийг нягтлан бодох бүртгэлд хамруулдаг. Ихэвчлэн ирж буй захидлыг бүртгэх нь оффисын үүрэг байдаг боловч жижиг багуудад энэ үүргийг нарийн бичгийн даргад өгдөг. Захидал харилцааны боловсруулалтын аргыг дүрмийн дагуу оффисын ажлын дотоод зааварт дэлгэрэнгүй тайлбарласан болно. Хэрэв энэ нь байхгүй бол шинэ баримт бичгийг боловсруулахдаа тодорхой үйл ажиллагааны дарааллыг дагаж мөрдөх хэрэгтэй.
Шаардлагатай
- - ирж буй захидал харилцааны бүртгэлийн журнал;
- - "Ирж буй бичиг" гэсэн тамга.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Ирж буй захидал харилцааг хүлээн авч эрэмбэл. Бүх захидлыг нээх шаардлагатай бөгөөд үүнд тусгай тэмдэг бүхий тэмдэглэлээс бусад, жишээлбэл "Хувь хүний хувьд менежерт хандах" эсвэл "Нууц" гэх мэт. Дугтуйг хаях гэж бүү яар, эхлээд буцах хаягийг текст дээр зааж өгсөн эсэхийг шалгаарай. Бүртгэлд нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг (нэхэмжлэх, нэхэмжлэх), баяр хүргэе, сурталчилгааны материал шаардагдахгүй.
Алхам 2
Ирсэн захидлын бүртгэлд хүлээн авсан захидлын талаархи мэдээллийг оруулна уу. Энэ нь цахим эсвэл уламжлалт (цаасан) байж болно. Цахим хуудсыг бөглөхдөө програм зохиогчдын зөвлөмжийг дагаж мөрдөх хэрэгтэй. Компьютерийн систем нь бичиг хэргийн ажлыг хөнгөвчлөх, шаардлагатай мэдээллийг хурдан олоход тусалдаг. Гэсэн хэдий ч нэгдмэл байдал нь тэдэнд чухал ач холбогдолтой бөгөөд мэдээлэл оруулах дүрмийг хатуу дагаж мөрдөх, эс тэгвээс баримт бичиг нь мэдээллийн санд алдагдах болно.
Алхам 3
Уламжлалт бүртгэлийн дэвтрийг хэвлэх үйлдвэрээс худалдаж ав эсвэл А4 хэлбэрийн дэвтэрт өөрөө байрлуул. Үүний гол шаардлага бол хайлт хийхэд хялбар, бөглөхдөө тодорхой, нарийвчлалтай байх явдал юм. Дараахь баганатай хүснэгт хэлбэрээр тэмдэглэл хөтлөх нь тохиромжтой: 1. Бүртгүүлэх огноо. Ирсэн захидлыг хүлээн авсан өдөр нь авч үзээд, байгууллага нь өөр журам батлаагүй бол орой менежерт авч хэлэлцүүлэх; Регистрийн дугаар. Энэхүү баримт бичгийн шинж чанар нь "Ирж буй баримтууд" хавтаст хэргийн тоо (байгууллагын үйл ажиллагааны батлагдсан нэр томъёоны дагуу) болон хүлээн авсан захидлын серийн дугаар (хуанлийн жилийн эхнээс) бүрдэнэ. Жишээлбэл, "No 01-12-273", энд 01-12 нь хэргийн нэрлэсэн дугаар, 273 нь тухайн үсгийн өвөрмөц дугаар юм. 3. Хүлээн авсан бүх захидал харилцааг дараа нь хүлээн авсан, түүний дотор цахим хуулбарын тооноос үл хамааран нэг удаа бүртгэнэ; 3. Захидлын зохиогч (байгууллага, хувь хүн), жишээлбэл, "Встреча ХХК" эсвэл "Бүс нутгийн захиргаа, орлогч дарга В. С. Сидоров" гэх мэт 4. Баримтын сэдэв. Та энэ баганыг захидлын гарчгийн мэдээллээр бөглөж эсвэл уншсаны дараа гол санааг товчхон томъёолж болно. Дараа нь та ямар баримт бичигтэй холбоотой болохыг амархан санаж, хамт ажиллагсаддаа тайлбарлаж өгөх байдлаар бич. Жишээлбэл, "Тээврийн үйлчилгээний гэрээ байгуулах тухай" эсвэл "2011.12.12-аас өмнө орлогын албан татварын талаар мэдээлэл өгөх тухай" гэх мэт; 5. Гүйцэтгэгч. Менежерийн визийг авсны дараа хайрцгийг бөглөнө үү. Хариултыг бэлдэх хүний нэрийг оруулна уу. Төлбөрийн хугацааг энд тэмдэглэе. Яаралтай захидалд хариу бичсэн огноог тодруулж эсвэл доогуур зур. Тэмдэглэл. Энд та менежерийн захиалгын биелэлтийн талаар тэмдэглэл хөтлөх, эсвэл захидалд чухал хавсралт байгаа эсэхийг зааж өгөх, эсвэл ажилчдын ажлын байран дээр байгаа хэдэн тоог тэмдэглэх боломжтой.
Алхам 4
Хүснэгтийг өөрийн үзэмжээр бөглөөрэй. Жишээлбэл, баримт бичгийн аюулгүй байдлаас айж, захидал хүлээн авахдаа гэрээлэгчийн гарын үсгийн хайрцгийг сонгоно уу. Гэсэн хэдий ч тэмдэглэл, өөртөө хэт их утга агуулгатай бичлэгийг хэт ачаалах хэрэггүй. Баримт бичиг нь шаардлагатай бүх мэдээллийг агуулдаг бөгөөд бүртгэлийн маягтууд нь зөвхөн ажлын үе шатыг хянахад тусалдаг.
Алхам 5
Бүх захидал дээр тусгай тамга дарж, энэ нь захидал харилцааны төрлийг заана - "Ирж буй". Хэвлэх нь баримт бичгийн эхний хуудасны баруун доод буланд байх ёстой. Хэвлэл нь тексттэй давхцахгүй байгаа эсэхийг шалгаарай. Сериал дугаар, хүлээн авсан огноог хэвлэх мөрөнд гараар оруулна уу.
