Байгууллагын ажилтанд зориулж боловсруулсан албан ёсны баримт бичиг нь шинж чанар юм. Энэ шинж чанарыг гадны байгууллагуудын хүсэлтээр, жишээлбэл, шүүх, түүнчлэн байгууллагын хүрээнд ашиглах, жишээлбэл, гэрчилгээжүүлэх үед өгч болно.
Онцлог шинж чанарыг тухайн тухайн хүний шууд дарга эсвэл байгууллагын дарга хийдэг. Энэхүү баримт бичгийг бичихэд нэгдмэл хатуу шаардлага тавьдаггүй боловч үүнийг бэлтгэхдээ дагаж мөрдөх нь зүйтэй хэд хэдэн дүрмүүд байдаг.
Уламжлал ёсоор шинж чанарыг А4 хуудсан дээр хэвлэсэн эсвэл гараар эмхэтгэдэг. Байгууллагын тамга, тэргүүний гарын үсэг, баримт бичиг гаргасан огноо заавал байх ёстой.
Аливаа шинж чанар, ялангуяа ажилтны хувьд түүний хувийн мэдээллийг "толгой" гэж нэрлэдэг: овог, нэр, эцгийн нэр, товчлолгүй, албан тушаал.
Саяхан, илүү олон удаа ажлын байрнаас ажилтны шинж чанар нь энэхүү баримт бичгийг өгдөг байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээллийг харуулахыг хамарч байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй.
Энэхүү албан ёсны баримт бичгийн эхний догол мөр нь ажилтны хөдөлмөрийн гол үе шатуудын тодорхойлолтыг агуулсан байдаг. Хэрэв ажилтан нь ажлын баялаг түүхтэй, урт хугацааны туршлагатай бол та тухайн цаг хугацаатай холбоотой мэдээллээр хязгаарлаж болно. Хэрэв танд хөдөлмөрийн онцгой гавьяа байгаа бол тэдгээрийг зааж өгч болно, мөн зэмлэл гэх мэт. Та жишээ нь намтар мэдээллийн талаар анхаарлаа төвлөрүүлж болохгүй. Ажлын байрны шинж чанар нь ийм нарийн зүйлийг агуулдаггүй.
Ажилтны тодорхойлолтонд нэмэлт боловсрол, давтан сургалт, ахисан шатны боловсрол эзэмшсэн тухай мэдээллийг зааж өгөх нь заншилтай байдаг.
Албан ёсны баримт бичгийн гол хэсэг нь дараахь зүйл юм. Ажилтны үйл ажиллагааг тодорхойлох, шинж чанарыг нь тодорхойлох шаардлагатай. Тодруулбал, тэдний удирдлагын тавьсан зорилго, зорилтыг цаг тухайд нь хэрэгжүүлэх чадвар, хүнд нөхцөлд дүн шинжилгээ хийх, шийдвэр гаргах чадварын талаархи мэдээллийг тусгах шаардлагатай байна. Тодорхойлогдсон ажилтны гүйцэтгэл, түүний төслүүд хэр зэрэг амжилттай, хамааралтай болоход анхаарлаа төвлөрүүлж болно. Ажлын цагийг хуваарилах чадвар, багаар ажлын хуваарийг дагаж мөрдөх нь ажилтны шинж чанарт чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Одоогийн байдлаар ажилтны үйл ажиллагааг тодорхойлдог чухал мэдээлэл бол түүний харилцааны чадвар, компьютерийн мэдлэг, оффисын хөтөлбөрийн мэдлэг юм.
Үнэлгээ хийж буй хүний хамт ажиллагсад, дарга нар, захирагдагсадтайгаа харилцах харилцааны талаарх мэдээлэл нь шинж чанарыг тодорхойлоход чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Та тухайн хүний соёл, хүмүүжлийн ерөнхий түвшинд анхаарлаа хандуулж болно. Алданги, урамшууллын бэлэн байдлын талаархи мэдээллийг ажлын байран дээрхи ажилтны тодорхойлолтод тусгасан байх ёстой. Хэрэв хүн нийгмийн дарамттай эсвэл багийн амьдралд идэвхтэй оролцдог бол үүнийг баримт бичигт тусгах хэрэгтэй. Нэмж дурдахад тухайн шинж чанарыг яг хаана, ямар зорилгоор өгсөн болохыг зааж өгөх ёстой.
Энэ нь ялангуяа баримт бичгийг гадны байгууллагуудаас хүссэн тохиолдолд энэ нь үнэн бөгөөд ажлын дотоод тодорхойлолтод эдгээр мэдээллийг орхигдуулж болно.
Тиймээс байгууллагын ажилтны онцлог шинж чанар нь түүний хувийн, сэтгэлзүйн болон мэргэжлийн, ажил хэрэгч чанаруудын аль алиных нь үнэлгээг агуулсан байх ёстой.
