Баримт бичгийг бүртгэх нь тодорхой баримт бичгийг илгээх, хүлээн авах, үүсгэх үед баримт бичгийг засах замаар илэрхийлэх үйл явц юм. Одоогийн байдлаар журнал, карт, баримт бичгийн бүртгэлийн автомат хэлбэрийг ашиглаж байна.
Баримт бичгүүдийн дотоод бүртгэл нь төрийн болон хотын аль ч байгууллага, байгууллага, арилжааны байгууллага, хувиараа бизнес эрхлэгчийн үйл ажиллагааны салшгүй хэсэг юм. Практик дээр энэ үйл явц нь баримт бичгийн талаархи үндсэн мэдээллийг дотоод бүртгэлд ашигладаг тусгай форматаар засах хүртэл буурдаг.
Энэ тохиолдолд зөвхөн орж ирж байгаа баримт бичгийг ихэвчлэн дотоод бүртгэлд хамруулахаас гадна тухайн байгууллагад бий болгосон баримт бичгийг (жишээлбэл, эсрэг талуудтай байгуулсан гэрээ) бүртгэдэг. Баримт бичгийг бүртгэх үүргийг нарийн бичгийн дарга эсвэл бичиг хэргийн ажилтанд хариуцуулдаг бөгөөд том байгууллагуудад энэ үйл явцыг оновчтой болгох үүднээс бүхэл бүтэн хэлтсүүд байгуулагддаг.
Баримт бичгүүдийн дотоод бүртгэлийн хэлбэрүүд юу вэ?
Баримт бичгийн дотоод бүртгэлийн хамгийн түгээмэл хэлбэр бол сэтгүүлийн бүртгэл хэвээр байна. Энэ тохиолдолд баримт бичгийн талаархи мэдээллийг хэд хэдэн баганад хуваасан тусгай тэмдэглэлд оруулна. Баримт бичгийг хүлээн авсан, илгээсэн, бүтээсэн огноо, түүний регистрийн дугаар, нэр, товч тодорхойлолтыг тэмдэглэсэн байхаа мартуузай.
Альтернатив хэлбэр нь баримт бичгийн картын бүртгэл бөгөөд баримт бичиг бүрийн талаархи мэдээллийг тусад нь картанд оруулдаг бөгөөд бөглөх дүрмийг урьдчилан баталж өгдөг. Эцэст нь хамгийн дэвшилтэт хэлбэр нь бичиг баримтыг багасгах автоматжуулсан баримт бичгийн бүртгэл гэж үздэг.
Байгууллагын хувьд хамгийн тохиромжтой хэлбэр нь юу вэ?
Баримт бичгүүдийн дотоод бүртгэлийн журналын хэлбэрийг холбогдох журмуудыг хэрэгжүүлэх ажлыг нэг мэргэжилтэн хариуцдаг жижиг байгууллагуудад үр дүнтэй ашиглаж болно. Энэ маягтын сул тал нь баримт бичгийг бүртгэх ажилд хэд хэдэн ажилтан нэгэн зэрэг ажиллах боломжгүй тул том компаниудад тохиромжгүй байдаг явдал юм. Нэмж дурдахад, баримт бичгийг бүртгэх хэд хэдэн сэтгүүл (жишээлбэл, янз бүрийн хэлтэс дээр) байгаа тохиолдолд тэдний бүртгэлийн өгөгдөлд төөрөгдөл гардаг.
Эдгээр сул талыг дотоод бүртгэлийн картын маягтыг ашиглан арилгаж, олон тооны баримт бичгийн талаархи мэдээллийг хурдан бөгөөд үр дүнтэй бүртгэх боломжийг олгодог. Хэрэв компанийн зорилго нь бичиг цаасны ажлыг багасгахад чиглэсэн бол тусгай бүртгэлийн програм шаардагдах дотоод бүртгэлийн автоматжуулсан хэлбэрийг ашиглахыг зөвлөж байна.
