Байгууллага, аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчний үйлчилгээнд олон тооны баримт бичиг хадгалагддаг: ажилд авах захиалга, амралт олгох, шилжүүлэг, шагнал, нэмэлт мөнгөн төлбөр, ажлаас халах болон бусад. Ийм баримт бичгийг хадгалахын ач холбогдол нь тодорхой ажилтан бүрийн баримт бичгийн бүртгэлийг хөтлөх шаардлагатай байдагтай холбоотой юм. Хэрэгт бичиг баримтыг зөв, хурдан бүрдүүлэх ажлыг боловсон хүчний ажилтнуудад даатгасан болно.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хэрэг бүрдүүлэх гэдэг нь гүйцэтгэсэн баримт бичгүүдийг хэрэгт байрлуулах явдал юм. Анх байгуулагдсан, хуанлийн нэг жилд багтаагүй тохиолдлоос бусад тохиолдолд хуанлийн жил бүрийн баримт бичгийг бүлэглэнэ. Ийм тохиолдлуудад: оюутнууд, ажиллагсад, ажилчдын хувийн хэрэг, шүүх, тэтгэврийн хэрэг, өвчний түүх, бусад нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг орно.
Алхам 2
Оюутнууд, оюутнууд, аспирантуудын хувийн хэргийг бүрдүүлэх ажлыг боловсролын байгууллага, аспирантурт суралцаж төгссөний дараа хийх ёстой; ажилчид, ажилчид - ажлаас халагдсаны дараа; өвчний түүх - өвчтөний эмнэлгээс гарсны дараа; шүүхийн хэргүүд - шүүх хуралдаан дуусч, шийдвэр гарсны дараа шууд; тэтгэврийн хэрэг - тэтгэврийн төлбөр дуусгавар болсны дараа.
Алхам 3
Архивын хадгалалтад бэлтгэхдээ ажлаас халагдсан ажилчдын хувийн хэргийг хуудасны тоо хоёр зуун тавин хувиас хэтрэхгүй бол хувийн хэрэгт нэгтгэнэ. Боловсролын байгууллага төгссөн хүмүүст мөн адил хамаарна. Та мөн хувийн файлыг тусад нь хадгалах нэгж хэлбэрээр үүсгэж болно. Энэ дүрэм нь байнгын хадгалалтын хувийн файлуудад хамаарна.
Алхам 4
Хувийн файл үүсгэхдээ хадгалах хугацааг анхаарч үзээрэй. Урт хугацааны болон байнгын хадгалах хугацаатай холбоотой тохиолдолд тэдгээрийг тусад нь бүрдүүлж, өөр өөр бараа материалд оруулна.
Алхам 5
Ажилтнуудын захиалгыг тогтоосон хадгалах хугацааны дагуу тохиолдлуудад бүлэглэнэ. Хувийн файл тус бүрт баримт бичгүүдийг он дарааллын дагуу, өөрөөр хэлбэл оны эхнээс дуустал, түүнчлэн батлагдсан, эмхэтгэсэн, бүртгүүлсэн өдрөөр оруулна.
Алхам 6
Хувийн данс, хувийн карт, ажлын ном, хувийн файлын хувцаснаас үүссэн хэргийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар нарийн системчилдэг. Ийм загварыг ашиглахдаа хувийн файл нээсэн хүмүүсийн нэрэнд эхний гурван үсгийг зааж нэмэлт тодруулга хийх хэрэгтэй.
