Хувийн файл гэдэг нь ажилд орох тушаалд гарын үсэг зурснаас хойш ажлаас халах тушаал гарсан өдрийг хүртэл ажилтны тухай мэдээллийг агуулсан баримт бичгийн цуглуулга юм. Манай улсад хувийн хэргийг зөвхөн төрийн албан хаагчдад заавал хөтлөх шаардлагатай байдаг. Гэсэн хэдий ч ихэнх аж ахуйн нэгж, байгууллагууд ажилчдын мэдээллийг цэгцэлж, бүртгэхийг илүүд үздэг.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хувийн файл нь дүрмийн дагуу ажилтны талаархи дараахь мэдээллийг агуулдаг: хувийн бүртгэлийн хуудас, боловсролын баримт бичгийн хуулбар, тушаал, ажилд орох өргөдөл, хөдөлмөрийн гэрээ, түүнд оруулсан нэмэлт, өөрчлөлт, гэрчилгээжүүлэх баримт бичиг, мэргэжил дээшлүүлэх, боловсон хүчний үйлчилгээнд шаардлагатай бусад баримт бичиг (гэрлэлтийн гэрчилгээ, төрсний гэрчилгээ, паспорт, цэргийн үнэмлэх гэх мэт).
Алхам 2
Ажилтан бүрийн хувийн хэргийг цаасан картон бүрхүүл бүхий тусдаа хавтсанд хийсэн болно. Үүнд: ажилтны овог, нэр, эцгийн нэр, хэргийг нээсэн он, сар, өдрийг багтаасан болно. Ажилтныг ажлаас халсны дараа хувийн хэргийг хаадаг. Баримт бичгийг архивт заавал өгөх ёстой.
Алхам 3
Хаалттай хувийн хэргийг дугаарлаж, хэргийн материалын дотоод тооллого хийдэг. Фолдерт байгаа баримт бичгүүдийг он цагийн дарааллаар цуглуулдаг - ажилчин ирсэн мөчөөс ажлаас халагдсан өдөр хүртэл. Дотоод тооллогыг ижил дарааллаар хийдэг. Бараа материалын хуудасны дугаарлалт нь хувийн хэргийн баримт бичгийн дугаараас тусдаа байна.
Алхам 4
Ажилтны хувийн хэргийг зөвхөн менежер эсвэл бусад хүмүүст менежерийн тушаалаар, түүнчлэн ажилтанд өөрөө өгдөг. Хувийн файлд хадгалагдсан мэдээлэл нь нууц байдаг тул үл таних хүмүүст өгөх боломжгүй гэсэн үг юм. Хувийн хэргийн өмнөх баримт бичигт өөрчлөлт оруулах, түүнчлэн задлахыг хориглоно.
Алхам 5
Хүний нөөцийн хэлтэс нь одоо ажиллаж байгаа хүмүүсийн бүртгэлийг л хөтөлдөг. Ажлаас халагдсан ажилтнуудын баримт бичгийг архивт шилжүүлдэг. Эдгээр нь 75 жилийн турш хадгалагддаг бөгөөд менежер, менежер, хувийн шагнал, зэрэгтэй хүмүүсийн хувийн хэрэг тодорхойгүй байдаг.
