Зөв зохион байгуулалттай оффисын ажил нь аливаа (жижиг ч гэсэн) аж ахуйн нэгжийн амжилттай ажлын бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэг юм. Үнэн хэрэгтээ бизнесийн түншүүдийн анхны сэтгэгдэл нь үндсэн баримт бичиг (захиалга, заавар, захидал гэх мэт) хэрхэн бүрдүүлэхээс хамаарна. Ирж буй, гарсан, дотоод баримт бичгийн урсгал хэр хурдан дамжих нь бас чухал юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Аж ахуйн нэгжийн ажлын урсгалыг тодорхой ажилтан хариуцах ёстой. Хэрэв аж ахуйн нэгж тийм том биш бол нарийн бичиг, туслах нарийн бичгийн дарга юм. Хэрэв байгууллагад нэгээс илүү дэд хэсэг багтсан бол (ялангуяа газар нутгийн өөр өөр байршилтай бол) сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээг зохион байгуулдаг (менежментийн баримтжуулалтын дэмжлэг).
Компанийн оффисын ажлын зааврыг боловсруулж, засварлаж, өөрчлөлт хийдэг хүмүүс бол тэд юм. Баримт бичгийг боловсруулахдаа та "Холбооны гүйцэтгэх байгууллагуудад оффисын ажиллах дүрэм" -ийг үндэс болгон авч болно.
Алхам 2
Энэ бол чухал, шийдвэрлэх үе шат юм оффисын ажлын зааврыг баталсны дараа аж ахуйн нэгж дэх баримт бичиг нь тодорхой хэв маягтай тохирч байх ёстой.
- дэлгэрэнгүй байршил (уртааш, өнцгийн);
- корпорацийн фонт;
- формат (цаасны хэмжээ, догол мөр).
Аж ахуйн нэгжийн дээжийн маягтаас гадна заавар нь ирж буй / гарсан баримт бичгийн бүртгэлийн зохион байгуулалт зэрэг асуудлыг тусгасан байх ёстой; баримт бичиг, шийдвэрийн биелэлтэд тавих хяналтыг зохион байгуулах; баримт бичгийг бэлтгэх, архивт шилжүүлэх гэх мэт.
Алхам 3
Тодорхой сэдвийн баримт бичгийг хавтас бүрдүүлэхдээ хэргийн нэрсийн дагуу хийх ёстой. Үүнийг "Байгууллагын үйл ажиллагаанд бий болгосон менежментийн стандарт баримт бичгийн хадгалах хугацааг харуулсан жагсаалт" -ыг үндэслэн албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан хүн боловсруулдаг.
Алхам 4
Хэргийн нэр томъёог боловсруулах ажил нь өргөн цар хүрээтэй, өргөн мэдлэг шаарддаг тул энэ талаар бие даасан үйлчилгээ, хэлтсийн төлөөлөгчдийг оролцуулан зохион байгуулах нь илүү зөв юм. Тэд үйлчилгээ эсвэл хэлтэст байгуулагдсан хэргийн жагсаалтыг (хадгалах хугацааг харуулсан) гаргаж, сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллага нь аж ахуйн нэгжийн хэргийн хураангуй нэршлийг гаргадаг.
Алхам 5
Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хөнгөвчлөх үүднээс аж ахуйн нэгжүүдийн тоо улам бүр нэмэгдэж, цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) ашигладаг. Аливаа аж ахуйн нэгжид үр дүнтэй ажиллаж буй EDMS-ийг сонгох боломжтой (ажилчдын тоогоор 7 эсвэл 2000). Өнөө үед үнэ / чанарын харьцааны хувьд хамгийн үр ашигтай нь "Дело", "EVFRAT-Баримтын менежмент" гэх мэт системүүд юм.
Гэсэн хэдий ч танай байгууллага EDMS худалдаж авах боломжгүй байгаа ч Microsoft Office-ийн стандарт програмууд аврах болно. Word, Excel, PowerPoint-ийн ердийн хэрэгслийг ашиглан баримт бичгийн дизайныг корпорацийн таних шаардлагын дагуу зохион байгуулах, цахим баримт бичгийн урсгалыг тохируулах боломжтой.
