Аливаа аж ахуйн нэгж үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагааны явцад зарим, заримдаа нэлээд удаан хугацаанд хадгалагдах ёстой олон баримт бичгийг бий болгодог. Үүний тулд архивын зохион байгуулалт зайлшгүй шаардлагатай.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Архивт баримт бичгийг хадгалах шаардлагатай нөхцлийг бүрдүүлэх. Юуны өмнө өрөөг нарны гэрлийн шууд нөлөөллөөс хамгаалах, агаарын чийгшлийн түвшин зөвшөөрөгдөх хэмжээнээс хэтрэхгүй байх, зөвшөөрөлгүй хүмүүст нэвтрэх боломжийг хаах шаардлагатай.
Алхам 2
Архивын байранд тавигдах шаардлагын дагуу модон барилга, хуучирсан барилга, чийгтэй суурь, дээврийн болон подвалтай барилгуудад байрлуулахыг хориглоно гэдгийг анхаарна уу. Үүний зэрэгцээ, архивын янз бүрийн баримт бичгийг дасан зохицсон барилгад хадгалах зориулалттай байрыг энэ байранд байрлах бусад байрнаас тусгаарлах хэрэгтэй. Мөн архивыг нийтийн хоолны үйлчилгээ, химийн болон галын аюултай бодис хадгалдаг байгууллага, хүнсний агуулах байрладаг байрны байранд байрлуулахыг хориглоно.
Алхам 3
Байгууллагын архивыг бүртгэлийг хадгалахаар тохируулсан буюу тусгайлан барьсан барилгад байршуулах. Галын аюулгүй байдлын дагуу өрөөг аюултай объектоос зайлуулах ёстой. Жишээлбэл, үүнд авто зогсоол, шатахуун түгээх станц, гарааш орно. Мөн аж ахуйн нэгжийн архивын байрны ойролцоо агаарыг бохирдуулдаг объект байх ёсгүй.
Алхам 4
Архив зохион байгуулахад тохиромжтой өрөөг сонгохдоо архивын хэвийн үйл ажиллагаанд хэд хэдэн тусдаа өрөө шаардагдахыг анхаарч үзээрэй: архив хадгалах; баримт бичиг хүлээн авах өрөө; хадгалагдсан баримт бичгийг ашиглах байр; архивын ажилчдын ажлын өрөө.
Алхам 5
Архивын хадгалалтыг лабораторийн, ахуйн болон үйлдвэрлэлийн байрнаас холдуул. Үүний зэрэгцээ тэдэнтэй нийтлэг агааржуулалтын суваггүй бөгөөд галд тэсвэртэй хана, таазыг дор хаяж хоёр цагийн хязгаартай хөрш өрөөнүүдээс тусгаарлаж байгааг анхаарч үзээрэй. Мөн архивын өрөөнд бохир ус, усан хангамжийн хоолой тавихыг хориглодог.
Алхам 6
"Баримт бичгийг хадгалах журам" -ыг хадгалах ажлыг зохион байгуулж, даргатай нь хамт батална. Үүнээс гадна даргын тушаалаар архивыг хариуцах хүнийг томилох ёстой. Мөн баримт бичгийн хадгалалтын хугацаатай нийцэж байгаа эсэхийг үе үе шалгаж байх тусгай шинжээчийн комисс байгуулж байна.
