Аж ахуйн нэгжид ажиллаж буй ажилтан бүрт хувийн файл үүсгэх боломжтой. Байгууллагын удирдагчид, тэргүүлэх мэргэжилтнүүдтэй холбоотой ийм баримт бичгүүдийн гүйцэтгэлд онцгой анхаарал хандуулдаг. Ажилчны талаархи шаардлагатай мэдээллийг зөв, шаардлагатай хэмжээгээр тусгахын тулд тэдгээрт зориулсан хувийн файл бүрдүүлэхэд тавигдах хэд хэдэн шаардлагыг биелүүлэх нь зүйтэй юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
ОХУ-ын Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 85 дугаар зүйлд "ажилтны хувийн мэдээлэл" гэсэн ойлголтыг тодорхойлсон болно. Энэ заалтын дагуу ажилтан бүрт зориулсан хувийн файлыг бөглөх шаардлагатай. Тухайн албан тушаалд хүн элсүүлэх тушаал гарсны дараа шууд эхлүүлээрэй. Энэхүү баримт бичгийг боловсруулахад тавигдах гол шаардлага нь цаг хугацааны дарааллаар бөглөх явдал юм. Энэ нь бүх баримт бичгийг бэлэн болмогц гаргаж өгөх ёстой гэсэн үг юм.
Алхам 2
Хувийн файл тус бүрт заавал байх ёстой баримт бичгийн жагсаалтыг ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 1998.06.06-ны өдрийн 640 тоот зарлигийн 5-р хэсэгт тодорхойлсон болно. Үүнд: баримт бичгийн дотоод бүртгэл, ажилтны анкет, намтар, боловсролын баримт бичиг, иргэний үнэмлэхний хуулбар, хүний хувийн янз бүрийн мэдээллийн өөрчлөлтийг баталгаажуулсан гэрчилгээ (эдгээр нь гэрлэлтийн гэрчилгээний хуулбар, иргэний үнэмлэх авах, даатгал авах гэрчилгээ, хүүхдийн төрсөн болон бусад) болон хөдөлмөрийн гэрээ. Хувийн хэрэгт янз бүрийн томилгоо, урамшуулал, ажлын аялал, амралт, гэрчилгээжүүлэлтийн мэдээлэл, шинж чанар гэх мэт бүх захиалгын хуулбарыг заавал агуулсан байх шаардлагатай. Мэдээжийн хэрэг, хувийн файл бүрт тухайн хүний ажил мэргэжлийн өсөлтийн төлөвлөгөө байх ёстой. Хэрэв эдгээр баримт бичгийн аль нэгийг тодруулах шаардлагатай бол "Тэмдэглэл" гэсэн нэмэлт мөрөнд тэмдэглэв.
Алхам 3
Хувийн файлд оруулах цувралын аливаа төрлийн баримт бичгийг хүлээн авсны дараа тооллого хийдэг. Энэ нь ажилчдын мэдээллийг илүү оновчтой бүртгэхэд тусалдаг. Үүнд эмхэтгэгч гарын үсэг зурж, байр сууриа илэрхийлж, гарын үсгээ тайлж, огноогоо бичнэ. Хувийн хэргийг хаасан тохиолдолд ажилтныг ажлаас халах тухай өргөдөл эсвэл ажлаас халах шаардлагатайг нотолсон баримт бичиг, тушаалын хуулбарыг гаргана.
