Багийн уулзалт нь янз бүрийн ажлын нөхцөл байдал, түүний дотор зөрчилдөөний нөхцөл байдалд дүн шинжилгээ хийх үр дүнтэй арга байж болох юм. Энэ нь маргаантай асуудлуудыг олон нийтийн өмнө хэлэлцэж, ажилчин бүрийн заавал дагаж мөрдөх шийдвэрийг гаргадаг. Хамтын хурлын өмнө олон бэлтгэл ажил хийх ёстой.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хурлын гол сэдвийг томъёол. Дүрмээр бол нэг сэдэвчилсэн асуудлаар хамтын хурал хийдэг. Жишээлбэл, тухайн байгууллагын тухайн жилийн ажлын дүн шинжилгээ эсвэл ажлын цагийн багасгасан цагт шилжих дүн шинжилгээ байж болно.
Алхам 2
Өөрийн мөрийн хөтөлбөрөө эргэцүүлэн бодоорой. Үүний цэгүүд нь хэлэлцэх шаардлагатай тодорхой асуудлууд байх болно. Хамгийн багадаа хоёроос илүүгүй, таваас илүүгүй байх ёстой. Асуултуудыг ач холбогдол нь буурах дарааллаар эрэмбэл. Хэрэв уулзалтын сэдэв нэлээд өргөн цар хүрээтэй бол хэлэлцэх асуудлын сүүлчийн зүйл болгон "Янз бүрийн" гэж оруулаарай. Эндээс та үндсэн сэдвээсээ бага зэрэг хазайж, тухайн үед багийг санаа зовоод байгаа жижиг асуудлуудыг хэлэлцэж болно.
Алхам 3
Илтгэгчид бэлтгэ. Багийн дотор санал бодлыг эрх мэдэлтэй гэж үздэг чадварлаг ажилтан хурлын хэлэлцэх асуудал бүрийн талаар үг хэлэх ёстой. Түүнд удахгүй болох тайлангийн талаар 1-2 долоо хоногийн өмнө анхааруулж хэлээрэй. Хурал эхлэхээс 2-3 хоногийн өмнө илтгэгч бүртэй ярилцаж, хэлсэн үгийнх нь текст бэлэн байгаа эсэх, заасан сэдэвтэй тохирч байгаа эсэхийг шалгаарай.
Алхам 4
Хурлын өрөөг бэлд. Танай байгууллага чуулганы танхим эсвэл бусад уулзалтын өрөөтэй байвал сайн байна. Үгүй бол аль болох том өрөөг ашиглаарай. Хурлын өдөр хангалттай сандал суулгаж, хэрэв байгаа бол проектор, компьютер, микрофон холбож, тохируулах шаардлагатай болно. Та мөн уулзалтад оролцогч тус бүр дээр хэлэлцэх баримт бичгийн хамт тусгай хавтас зохион байгуулж болно.
Алхам 5
Бүх ажилчдад уулзалтын өдөр, цаг, байршлын талаар мэдэгдэх. Уламжлалт аргуудын аль нэгийг ашиглана уу: самбар дээр мэдээлэл байрлуулах, имэйл илгээх, бүтцийн хэлтсийн дарга нарыг дуудах, ажилтан бүртэй биечлэн ярилцах. Таны сонголт компанийн уламжлал, ажилчдын тооноос хамаарна.
Алхам 6
Хурал эхлэхээс өмнө оролцогчдыг бүртгэнэ. Дараа нь та энэ жагсаалтыг протокол дээр хавсаргах болно. Ажилтнуудад хуваарьтай, зарласан цагт уулзалтыг эхлүүлэхээ мартуузай. Орой ирэх хүмүүсийг хүлээх хэрэггүй, үйл явдлын ач холбогдол, ноцтой байдлыг харуул.
Алхам 7
Уулзалтын гол сэдэв, тэнд тулгамдаж буй асуудлуудыг зарлана уу. Багаас хурлын дарга, нарийн бичгийн даргыг сонгохыг хүс. Дүрмээр бол байгууллагын дарга буюу түүний орлогч даргаар, бичиг хэргийн ажилтан эсвэл оффис менежерийг нарийн бичгийн даргаар сонгодог. Дарга хуралдааныг удирдан зохион байгуулж, дэг журам сахиулж, дүрмийг баримтална. Нарийн бичгийн даргын үүрэгт нарийвчилсан протокол хөтлөх орно: илтгэгчдийн хэлсэн үг, тэдэнд тавьсан асуулт, хэлэлцүүлэг, саналыг тэмдэглэх.
Алхам 8
Ярианыхаа тогтсон цагийн хуваарийг чанд баримтлаарай, тэгэхгүй бол таны уулзалт шөнө дунд хүртэл сунжирч, хэзээ ч шийдвэр гаргахгүй байх эрсдэлтэй. Дүрмээр бол үндсэн илтгэгчид 15-20 минутын хугацаатай байдаг боловч 30-аас илүүгүй байна. Хоёрдогч асуудал дээр хамтран илтгэгчид 10-15 минутын дотор байх ёстой. Оролцогчдын үг хэлэх нь 2-3 минутын хугацаатай байдаг. Та асуултанд 5 минутаас илүүгүй хугацаанд хариулж болно. Хэрэв хугацаа хэтэрсэн бол дүрмээ хатуу сануулаарай.
Алхам 9
Хурлын хэлэлцэх асуудлыг шийдэж, бүгд үг хэлсний дараа хурлыг товчхон тоймлоорой. Хэрэв чухал шийдвэрүүд гарсан бол тэдгээрийн төслийг хуралд оролцсон бүх хүмүүст чангаар унших хэрэгтэй.
Алхам 10
Хурал хийснээс хойш хоёр хоногийн дотор та протокол, гаргасан шийдвэрийн эцсийн хувилбарыг бэлтгэх ёстой. Протоколыг хуралдаан даргалагч тохиролцож гарын үсэг зурсан байх ёстой. Шийдвэр, хэрэгжүүлэх хугацааг хэрэгжүүлэх ёстой бүх ажилчдын анхааралд хандуул.
