Нарийн бичгийн дарга нь даргын ажлыг зохион байгуулж, хуваарилж, хангаж өгдөг. Юуны өмнө, энэ нь зохион байгуулалтын янз бүрийн асуудалд туслах ажилтан юм. Ийм ажил нь нэг төрлийн ажлаас нөгөөд хурдан шилжихийг шаарддаг.
Нарийн бичгийн даргад маш их үүрэг хариуцлага байдаг боловч тэднийг менежерийн ажилд хамгийн их туслалцаа үзүүлэх, цаг хугацаа хэмнэх гэсэн нийтлэг зорилго нэгтгэдэг. Нарийн бичгийн дарга нь баримт бичиг, утас, факс, дуудлага хүлээн авах, түгээх, зочидтой харилцах, уулзалт, уулзалт, менежментийн ажилд томилолтоор ажиллах шаардлагатай.
Нарийн бичгийн даргын үүрэг
Ихэнхдээ жижиг байгууллагуудад нарийн бичгийн даргад бичиг хэргийн ажилтны үүрэг даалгавар өгдөг. Үүнд албан ёсны баримт бичгийн хөтлөлт, удирдлага, баримт бичиг боловсруулах, замын хөдөлгөөний зохион байгуулалт, түүнтэй холбоотой үйл ажиллагаа, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалалт орно.
Хэрэв боть нь тийм ч их ач холбогдолгүй бол энэ нь нарийн бичгийн даргын үүрэг юм. Хэрэв боть нь маш том бол бичиг хэргийн ажилтны байр суурийг танилцуулж, тусгай боловсрол шаардагдана. Нарийн бичгийн даргын үндсэн үйл ажиллагаа нь оффисын тоног төхөөрөмж, баримт бичигтэй ажиллах явдал юм. Болгоомжтой, нарийвчлал шаардагдана.
Гадаад хэлний мэдлэг зонхилох цэг болдог. Анкетыг эмхэтгэхдээ тэдгээрийн мэдлэгийн түвшинг заавал зааж өгөх ёстой.
Боловсрол нь тодорхой мэргэжлийн хувьд заавал ялгаатай байх ёсгүй. Гэсэн хэдий ч зайлшгүй нөхцөл бол хүмүүст хандах хандлагыг олох, өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийх чадвартай холбоотой түүний мөн чанар юм.
Хувийн шинж чанаруудын хувьд тайван байдал, зохион байгуулалт, нийтэч байдлыг дурдах нь илүүц биш юм. Нарийн бичгийн дарга бол компанийн нүүр царай юм. Албан тушаал нь нэлээд хариуцлагатай байдаг.
Үүрэг нь утасны дуудлага тараах, зочдод уулзах зэрэг орно. Нарийн бичгийн даргын ажлыг карьерын шатны эхний үе шат гэж авч үзэх нь ерөнхийдөө хүлээн зөвшөөрөгдсөн байдаг. Гэхдээ ийм трамплингийн хувьд нэлээд өндөр түвшний боловсрол шаардагдана.
Нарийн бичгийн даргын дүр төрх бол тухайн компанийн нэрийн хуудас юм. Хариуцлага нь зөвхөн кофе уух, дуудлага авах зэргээр хязгаарлагдаж болох боловч чухал баримт бичгийг боловсруулах, удирдлага болон түүний гэр бүлийнхний амралт, зугаа цэнгэлийг зохион байгуулах хэлбэрээр өргөжин тэлж магадгүй юм.
Тиймээс намтартаа амжилтанд хүрэх талаар зааж өгөх нь чухал юм. Өмнөх ажлын газар нь шуудангийн албан тушаал байсан ч гэсэн заавал биелүүлэх шаардлагатай. Амжилтын тайлан нь ирээдүйн ажил олгогчид ажил хайгч нь ажлын байран дахь ажлаа дүгнэх чадвар сайтай гэдгийг ойлгож, туршлагын гол санааг тодруулах ур чадварыг өгдөг.
Амжилт
Идэвхи санаачлагатай, үр бүтээлтэй ажиллагсад нь ямар ч ажил олгогчдод сонирхолтой байдаг тул ололт амжилтыг үргэлж харуулдаг. Ололт амжилтыг тодорхой тоо баримт эсвэл баримтын тусламжтайгаар илэрхийлэх нь хамгийн сайн арга юм.
Хэд хэдэн гол зүйлийг дурдахад хангалттай, гэхдээ үнэхээр чухал бөгөөд чухал зүйлүүд. Энэ нь танд асар их хэмжээний мэдээллийг хэт ачаалалгүйгээр гол зүйлийг тодруулах боломжийг олгоно. Гол ололт амжилтыг жагсааж бичихдээ компани ямар ашиг, ашиг хүртсэнийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй.
Жишээлбэл, амжилтыг зааж өгснөөр өгүүлбэрийг хэрэгжүүлснээр пүүсийн зардлыг тодорхой хувиар бууруулсан гэсэн өгүүлбэрээр төгсгөж болно. Таны ололт амжилтыг зөв тодорхойлох нь чухал юм. Та намтараа ажлын байрны тодорхойлолтын хэлбэр болгон хувиргах ёсгүй. Энэ баримт бичгийг туршлагыг тайлбарлах үндэс болгон авсан байсан ч гэсэн бүх үг хэллэгийг сайтар шалгаж үзэх нь зүйтэй юм.
Заримдаа амжилтыг эхний хүнээр тодорхойлдог. Энэхүү найруулга нь ерөнхий анкетын үзэл баримтлалтай бага зэрэг зөрчилдөж байна. Эдгээрийг ашиглахаас татгалзах нь дээр. Илүү тохиромжтой бөгөөд үндэслэлтэй сонголтууд нь "хэрэгжсэн", "стратеги хэрэгжсэн … өгсөн …" гэх мэт.
Та өөрийн хамгийн чухал амжилтуудын талаар товч намтартайгаа хамт илгээсэн захидалдаа дурьдаж болно. Ийм мессежийг уншаад ажил олгогч эсвэл менежер хавсаргасан баримт бичигтэй танилцахыг хүсэх нь дамжиггүй.
Жишээ, зөвлөмж
Тэдний ололт амжилт нь ердийн ажилд ч байж болно. Тэдгээрийн дотор хамгийн их хожсон нь байдаг.
- хэд хэдэн шалгалтыг амжилттай дамжуулах;
- програмчлалын хэлтэстэй хамт цахим мэдээллийн санг нэвтрүүлж хөгжүүлэх замаар аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн урсгалыг хурдасгах;
- 7.7 "1C: Enterprise" хувилбараас 8.3 руу том компанийн амжилттай шилжилтийг зохион байгуулах;
- тооцооллын автоматжуулалтыг нэвтрүүлэх замаар төлөвлөлтийн хэлтсийн үр ашгийг дээшлүүлэх, ингэснээр эдийн засагчдын орон тоог хоёр дахин бууруулах боломжтой болсон.
Үнэн хэрэгтээ юунд хүрснийг тайлбарлах нь чухал юм. Хариуцлага нь гүйцэтгэсэн чиг үүрэгт хамааралгүй байсан бол ерөнхий нягтлан бодогчийн амжилтыг тайлбарлах ёсгүй. Зарим тохиолдолд үйл ажиллагааны төрлийг өөрчлөх үед ялалтыг ажил мэргэжлийн өсөлтийн шинэ зорилтуудад ойртуулах шаардлагатай болдог.
Мэргэжлийн ололт амжилт нь үйл ажиллагааны явцад хэрэгжүүлсэн зорилт, зорилгыг харуулдаг. Эдгээр нь шаардлагатай багц чанаруудын илрэлийн үр дагавар байж болно. Удирдагчийн хувьд энэ нь маш их зүйлийг илэрхийлдэг.
Тиймээс амжилттай сонголтуудын дунд гарч ирж магадгүй юм.
- компанийн дээд менежерүүдийн ажлыг зохицуулах;
- гэрээг бэлтгэх, гарын үсэг зурахад шаардлагатай баримт бичиг;
- тэдний түгээлттэй дуудлага хүлээн авах;
- захидал илгээх, хүлээн авах, бүртгэх;
- зочдын уулзалт, зохицуулалт;
- байгууллагын үйл явдлын туслалцаа, зохион байгуулалт;
- Аялал жуулчлалын дэмжлэг;
- толгойн захиргааны дэмжлэг;
- бүрэн ажиллагаатай байхын тулд шаардлагатай бүх зүйлийг хангах;
- цэвэрлэгээ, шуудангийн үйлчилгээний үйл ажиллагааг зохицуулах;
- стресс эсэргүүцэл ба зөрчилдөөнгүй байдал, харилцааны маш сайн чадвар;
- сайхан дэгжин төрх;
- оффисын тоног төхөөрөмж ашиглах ур чадвар;
- нууц мэдээлэлтэй ажиллах чадвар;
- дэвшилтэт хэрэглэгчийн түвшинд компьютер, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook болон бусад имэйл, "Зөвлөх Plus", Лотустай ажиллах компьютерийн програмуудыг эзэмшдэг.
Амжилттай үргэлжлүүлэх жишээнд үүрэг хариуцлагыг тодорхойлж, гүйцэтгэдэг жишээг багтаасан болно. Албан ёсны ажил эрхлэлт урьд өмнө хийгдээгүй байсан шалтгааныг боломжит ажил олгогчид мэдэгдэх нь бас утга учиртай юм.
Ололт амжилтыг харуулахын ач холбогдол
Өргөдөл гаргагчид тавигдах шаардлагын дагуу шаардлагатай чанаруудыг амжилттай зааж өгөх хувилбар нь дараахь байж болно.
- оффисын амьдралын зохион байгуулалт: ус, кофе, бичгийн хэрэгсэл захиалах, оффисын тоног төхөөрөмжийн засвар, цэвэрлэгээний ажлыг зохион байгуулах;
- баримт бичгийн орчуулга, үүнд техникийн;
- оффисын тоног төхөөрөмжтэй ажиллах;
- компанийн үйлчилгээний талаар үйлчлүүлэгчдэд зөвлөгөө өгөх;
- VIP зочдын уулзалтыг зохион байгуулах;
- ажлын таатай, тохь тухтай орчинг бүрдүүлэх.
Бодит шалтгааныг өмнөх ажлын байраа орхих шалтгаан гэж зааж өгөх нь утга учиртай юм. Жишээлбэл, албан ёсны бүртгэлгүйгээр, иргэний хөдөлмөрийн гэрээгээр ажиллах. Холбогдох баримт бичгийг хавсаргасан байх ёстой.
Дараахь хувилбаруудыг зөвшөөрнө: саналыг авч үзэхдээ объектив шалтгаан нь ажилд ороход хүргээгүй;
- ирээдүйн ажлын байрны оршин суух газраас маш алслагдсан байдал (тийшээ очиход тохиромжгүй);
- зарлалд заасан үүргийн үл нийцэл;
- тунгалаг бус төлбөрийн нөхцөл;
- ТС-ийг дагаж мөрдөхгүй байх;
- давтан сургах, ээлжийн амралт, гэр бүлийн нөхцөл байдал.
Мэргэжлийн ур чадвар, чадварын жагсаалтад амжилтанд хүрэхэд хувь нэмэр оруулдаг хүмүүсийг зааж өгсөн болно. Энэ нь дуудлагад хариулах, менежерт мэдэгдэх, боссын ажлын төлөвлөгөө боловсруулах, даалгавар гүйцэтгэх, үйлчилгээний тэмдэглэл хөтлөх, аливаа баримт бичигтэй ажиллах зэрэг байж болно.
Ажилчдад менежерээс тушаал гаргаж, гүйцэтгэлд нь хяналт тавьж, бие даасан даалгавар гүйцэтгэгчдийг хайж олох, менежерийн ажлын байрыг оффис, тоног төхөөрөмж хэлбэрээр шаардлагатай хэрэгслээр хангах, хүсэлтийг цаг тухайд нь авч үзэхэд туслалцаа үзүүлж байсан туршлагыг дурдах нь маш сайн хэрэг юм. ажилчдын санал, хавтас, баримт бичгийн архивыг хадгалах, аюулгүй байдлыг хангах, архивт шилжүүлэх, дарга томилолтоор явах, агаарын болон төмөр замын тийз захиалах, зочид буудлын захиалга.
Товч намтар дахь мэргэжлийн ололт нь түүний чухал хэсэг юм. Анкетаа өөрөө бичиж, ажил олгогчдод таатай сэтгэгдэл төрүүлэх гэж найдаж байхдаа үүнийг хэзээ ч үл тоомсорлож болохгүй. Ажлын туршлагаас харахад тэд өөрсдийн ач тус, төслүүд дэх оролцоо, аливаа даалгаврын хэрэгжилт, ахисан шатны сургалтыг үнэхээр онцлон тэмдэглэв. Аливаа ололт амжилтыг үйл ажиллагааны аль ч салбарт тодруулж болно.
Өөртөө жаахан магтаал хэлэхээс бүү ич. Энэ нь намтарыг ажил олгогчид сонирхолтой болгоход тусална. Дараа нь ярилцлагын урилга таныг хүлээхгүй байх болно.
