Оффисын нарийн бичгийн дарга диспетчерийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг. Түүгээр дамжуулан анхан шатны холбоо, албан ёсны утасны харилцаа холбоо явагддаг. Тантай холбоо барьсан хүн танай компанийн талаархи анхны сэтгэгдэл нь нарийн бичгийн дарга утсаар хэр чадварлаг, мэргэжлийн түвшинд харьцаж байгаагаас хамаарна. Тиймээс дуудлагад хариулахын тулд нарийн бичгийн дарга бизнесийн ёс зүйгээ мэддэг байх хэрэгтэй.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Сэтгэл хөдлөл, сэтгэл хөдлөлөө үргэлж хянаж бай. Та хичнээн хөгжилтэй, гунигтай байсан ч хамаагүй утсаа авч байхдаа ухаалаг, ажил хэрэгч байх ёстой. Таны өнгө аяс жигд, тайван, сайхан сэтгэлтэй байх ёстой. Хэрэв та ойртох гэж яарч, амьсгаадаж байгаа бол мэндчилгээ дэвшүүлэхээсээ өмнө хоёр удаа гүнзгий амьсгалж, амьсгалаа аваарай, ингэснээр таны амьсгал хэвийн болно.
Алхам 2
Дуудлага хүлээн авахдаа гар утасны нөгөө үзүүр юу хэлэхийг хүлээлгүйгээр үргэлж яриагаа эхэл. Энэ бол ердийн танилцуулга, мэндчилгээ байх ёстой. Сайн уу гэж хэлээд ярилцагчаа дуудсан компанийг нэрлэ. Хэрэв тэр өөрийгөө танилцуулаагүй бол уучлаарай, хэнтэй ярьж байгаагаа асуу.
Алхам 3
Үйлчлүүлэгчид болон үйлчлүүлэгчдээс ирж буй дуудлагыг зөв дамжуулахын тулд танай компанийн хэлтэсүүд гүйцэтгэдэг бөгөөд тодорхой мэргэжилтнүүдээр шийдвэрлүүлдэг асуудал, чиг үүргийн талаар олж мэдэх. Дуудлага шилжүүлэхдээ утасны харилцагчтайгаа холбогдсон мэргэжилтний нэр, овгийг хэлнэ үү. Таны дуудлага шилжүүлсэн ажилтанд дуудлага өгсөн хүний нэр, түүний тавьсан асуултыг хэлнэ үү. Та зөвлөхийн үүргийг гүйцэтгэж чадахгүй ч гэсэн үүнийг хийх эрх бүхий мэргэжилтнүүдтэй асуудлаа шийдээрэй.
Алхам 4
Хэрэв та ийм асуулт гарч ирвэл танай компанийн овог нэр, захирал, түүний орлогч, хэлтсийн дарга нарын овог, нэр, эцгийн нэр, оффисын хаяг гэх мэт асуултууд гарах тохиолдолд та үндсэн мэдээллээ өгөх боломжтой. Найруулагчтайгаа үргэлж чөлөөтэй байх хүмүүсийн жагсаалтыг гаргаж, тохиролц.
Алхам 5
Дуудлагын бүртгэл хөтлөхөө мартуузай. Танд дамжуулахыг хүссэн бүх зүйлийг бичээрэй, чухал зүйлийг мартахгүйн тулд ой санамжинд бүү найд. Бүх мэдээллийг зориулагдсан хүмүүст нь мэдэгдэх ёстой. Компанийн нэр эсвэл залгаж буй хүний овог, нэрийг зааж, буцааж залгах боломжтой утасны дугаар, дуудлага хийх огноо, цагийг бичнэ үү.
