Тусгай баримт бичгийг хөтлөх нь аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчний хэлтсийн салшгүй хэсэг юм. Үүний зэрэгцээ, ажилчин бүрт хувийн файл заавал байх ёстой. Ирээдүйд хувийн файлуудыг тусгай хавтаст архивлах болно.
Шаардлагатай
- - ажилтны хувийн баримт бичиг;
- - баримт бичгийн жагсаалт;
- - хувийн файлд зориулсан хавтас.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Ажилд орсны дараа ажилтанд зориулсан хувийн хэргийг бүртгэж эхэл. Кейс бичих нэгдсэн маягт байхгүй тул та өөрөө боловсруулж болно. Ажилтны паспорт, тэтгэврийн даатгалын гэрчилгээ, иргэний үнэмлэх, гэрчилгээ, шаардлагатай бол эрүүл мэндийн гэрчилгээ, жолооны үнэмлэх зэрэг бусад хувийн баримт бичгийн хуулбарыг бий болгох.
Алхам 2
Өөрийн хувийн файлын хавтасны загвар гаргах. Байгууллагынхаа нэрийг үүсгэн байгуулагчдын баримт бичгийн дагуу зааж, хэргийн серийн дугаар, түүнийг боловсруулсан огноог оруулна уу. Та мөн ажилтантай байгуулсан хөдөлмөрийн гэрээний хугацааг бичиж болно. Ажлаас халах, шилжүүлэх гэх мэт тэмдэглэлд зай үлдээнэ үү. Хавтасны голд ажилтны овог, нэр, эцгийн нэрийг бүхэлд нь, албан тушаалыг нь байрлуулна.
Алхам 3
Хувийн хэргийн эхний хуудсанд ажилтны байгаа баримт бичгийн тооллого байх ёстой. Бараа материалыг цахим хэлбэрээр нэгтгэх нь хамгийн сайн арга юм. Эрх бүхий ажилтны нэр, бараа материалын тоолсон огноог заавал оруулаарай. Бэлэн баримт бичгийн талаархи мэдээллийг хүснэгт хэлбэрээр байрлуулж, тус бүрийн дугаарыг тэмдэглэж, шаардлагатай тэмдэглэлийг хийж болно. Бараа материалын доод хэсэгт хувийн файлыг бүрдүүлж буй эмхэтгэгч болон ажилтны гарын үсэг байх ёстой. Жагсаалтын дараа одоо байгаа баримт бичгийн хуулбарыг хавсаргана уу. Үүний дараа ажлын урсгалтай холбоотой бүх баримт бичгийг оруулна, жишээлбэл, амралтын захиалга, хөдөлмөрийн гэрээнд өөрчлөлт оруулах тухай гэрээ гэх мэт.
Алхам 4
Өөрийн хувийн файлыг архивын хавтсанд оруулна уу. Эдгээр баримт бичгүүдийг боловсон хүчний мэргэжилтэн эсвэл компанийн захирал өгөгдөлд хязгаарлагдмал хандалтын дор хадгалах ёстой. Ажилчид менежертэй тохиролцсоны үндсэн дээр хувийн баримт бичигт дурын баримт бичгийг хүлээн авах боломжтой. Ажилтныг ажлаас халах, шилжүүлэх тохиолдолд хувийн хэргийг компанид ажиллаж байсан хүмүүсийн тухай тусгай архивт шилжүүлдэг.
