Ажилчдын хувийн мэдээллийг хадгалахын тулд зарим ажил олгогчид хувийн файл гэж нэрлэдэг. Хөдөлмөрийн тухай хуулийн 85 дугаар зүйлд заасны дагуу боловсон хүчний ажилчид ажилтан бүр дээрхи мэдээллийг хүлээн авах, хадгалах, нэгтгэх ёстой. Үүний тулд ийм хувийн файлуудыг ашиглахыг зөвлөж байна. Тэдний бүртгэл ямар дараалалтай вэ?
Зааварчилгаа
1-р алхам
Нэгдүгээрт, хувийн файлын менежмент нь байгууллагуудад заавал дагаж мөрдөх баримт бичиг биш гэдгийг тодруулах хэрэгтэй, гэхдээ та үүнийг ашиглахаар шийдсэн бол оффисын ажлын дүрмийг баримтлах хэрэгтэй болно.
Алхам 2
Ажилтан авах үед менежер Т-1 хэлбэрийн тушаал (заавар) гаргадаг. Энэхүү баримт бичгийн үндсэн дээр шинэ ажилтанд зориулсан хувийн картыг бий болгоно (маягт No Т-2).
Алхам 3
Энэ маягтыг бөглөхөд танд дараахь бичиг баримт шаардлагатай болно: паспорт, ажлын дэвтэр, бүртгэлийн гэрчилгээ (TIN), даатгалын гэрчилгээ, цэргийн үнэмлэх (хэрэв байгаа бол), гэрчилгээ, диплом болон бусад баримт бичиг, жишээлбэл, жолоочийн хувьд жолоочийн үнэмлэх, тогооч нарт зориулсан - эмнэлгийн ном гэх мэт.
Алхам 4
Дээрх бүх баримт бичгийн хуулбарыг авч, хувийн хэрэгт цаг хугацааны дарааллаар оруулна уу. Энэхүү архив нь боловсон хүчний хэлтэс эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст хадгалагддаг бөгөөд аливаа өөрчлөлтийг зөвхөн хариуцлагатай хүмүүс хийдэг. Гэхдээ ажлын ном хувийн файлд ороогүй тул сейфэнд эсвэл цоож, түлхүүр дор тусад нь хадгалах ёстой гэдгийг санаарай. Эдгээр баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хариуцах хүмүүсийг тусдаа тушаалаар томилдог.
Алхам 5
Бараа материалын бүх баримт бичгүүдийг жагсааж, "Хавсралт" тусгай баганад өөрчлөлт оруулна уу. Энэ нь баримт бичгийн серийн дугаар, хуудасны тоо, хүлээн авсан огноог багтаасан болно.
Алхам 6
Хувийн файлын зарим баримт бичиг нь асуулга, намтар, бичгээр тайлбар, аливаа мэдэгдэл юм. Архивыг ажилтанд өөрөө шилжүүлдэггүй бөгөөд шаардлагатай тохиолдолд ажилтан хувийн хэргийг зөвхөн хариуцсан хүний дэргэд үзэж болно гэдгийг санаарай.
Алхам 7
Кейс үүссэний дараа нүүр хуудсыг бөглөнө үү. Үүнийг хийхийн тулд дунд хэсэгт, энэ архивын серийн дугаар, байгууллагын нэр, ажилтны албан тушаал, түүний бүтэн нэрийг бичнэ үү.
