Хэтэрхий олон баримт бичиг хуримтлагдаж, нэг овоолго дотор байх үед аль нь юуг хэлээд байгааг олоход хэцүү байдаг. Зөв баримт бичгийг олох нь бүр ч хэцүү байдаг. Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд та бичиг баримтаа цэгцлэх хэрэгтэй. Тодорхойлсон арга нь зөвхөн цаасан дээр баримт бичгийг цэгцлэхэд тохиромжтой төдийгүй электрон хэлбэрээр баримт бичигт хамаатай байх нь мэдээжийн хэрэг, бага зэргийн таамаглалтай.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Бичиг баримтаа цэгцлэх нь хэтэрхий олон байсан ч хялбар байдаг. Боломжтой бүх баримт бичгүүдийг үзэж, ангилах категорийн жагсаалтыг гарга. Энэ жагсаалтад дэд ангилал байгаа эсэхийг тодорхойл. Жишээлбэл, гэрээний ерөнхий ангилалд нийлүүлэлт, үйлчилгээ үзүүлэх гэрээг ялгаж салгаж болно. Захиалга дотроос компанийн үйл ажиллагаатай холбоотой ерөнхий захиалга, боловсон хүчний захиалгыг онцлон тэмдэглэ.
Алхам 2
Ангилалуудын жагсаалтыг бөглөсний дараа баримт бичгээ хаана, хаана байрлуулахаа тодорхойл. Албан тасалгааны хангамж (хавтас, хавтас, өнгөт наалт) худалдаж авах зардлыг удирдлагатайгаа тохиролцоорой, яагаад гэвэл хуучин задарч байгаа хавтастай хуур хийх шаардлагагүй бол баримтыг ангилах, тараах нь илүү тааламжтай байдаг.
Алхам 3
Боловсруулсан баримт бичгүүдийг өөрийн хийсэн жагсаалтын дагуу эрэмбэл. Тэдгээрийг тус тусад нь овоолж байрлуулна. Шаардлагатай бол харандаагаар бичээд эсвэл наалт наа (ялгах явцад төөрөлдөхгүйн тулд).
Алхам 4
Нэг ангиллын баримт бичиг (дэд ангилал) хавтсанд багтах эсэхийг үнэлж, тэдгээрийг хавсаргана уу. Баримт бичгийг бэлтгэх огнооны дагуу зохион байгуулах нь дээр. Дүрмээр бол өдөр тутмын ажилд баримт бичгийг бүтээсэн байдлаар нь, хамгийн сүүлд бичигдсэн баримт бичгийг дээд талд байрлуулдаг. Архивт хэргийг шилжүүлэхдээ захиалга өөрчлөгдөнө (дээд талд нь хамгийн эртний баримт бичиг, доод хэсэгт - хамгийн сүүлд үүссэн огноогоор).
Алхам 5
Хэрэв та өөр өөр жилийн баримт бичгүүдийг нэг хавтсанд хийж байгаа бол нэг жилийн нөгөөгөөс нь өнгөт наалт эсвэл илүү том хуудсаар нүдээр тусгаарлаарай. Ийм хавчуурга нь ирээдүйд хүссэн баримт бичгийг олоход илүү хялбар болгодог.
Алхам 6
Дараагийн баримт бичгийн хавсралтыг хий.
Алхам 7
Шаардлагатай бол хавтас бүрийн агуулга, үүссэн огноо, засвар үйлчилгээ дууссан хугацаа, хадгалах байршил гэх мэт бүх хавтаснуудын бүртгэлийг баримт бичигтэй хамт бүрдүүлэх. Фолдеруудыг ашиглахад тохиромжтой байхаар байрлуулж, тонн тонн хаягдал цаасаар дамжин "нэвтэрч орох" шаардлагагүй болно.
