Ихэнх байгууллагууд хэдэн арван жилийн турш хадгалагдсан баримт бичигтэй байдаг. Үнэт цаасаа үрэгдэх, үрчлээтэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд тэдгээрийг хуванцар эсвэл хатуу хавтас хавтсанд хавсаргана уу. Үүнийг хийхээс өмнө гэрээ тус бүрт өөрийн дугаарыг зааж өгөхөө мартуузай. Энэ нь шаардлагатай үед олоход хялбар болно.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Зөв гэрээг хялбархан олохын тулд нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр хий. Зузаан дөрвөлжин дэвтэр ав. Эхний хуудсыг дугаарлана уу. Үнэт цаасанд дугаар өгөөд энэ тэмдэглэл дээр бичнэ үү. Дугаар нь зөвхөн тооноос бүрдэх боломжтой, жишээлбэл 345. Эсвэл 123-ID гэсэн үсэгтэй байна. Үүн дээр гэрээг байгуулсан огноог оруулна уу. Тэмдэглэлийн мөр дараах байдалтай байх ёстой: 1. 2011.03.23-ны өдрийн 345-Id дугаартай гэрээ. Тэмдэглэлд, хэрэв баримт бичгийн корпорацийн хэв маягт шаардлагатай бол гүйлгээний мөн чанарыг зааж өгнө үү.
Алхам 2
Байгууллагад нэгээс илүү хуулийн этгээд байгаа тохиолдолд тус бүр дээр өөрсдийн гэрээний тэмдэглэлийг бэлтгэ. Зориулалтын хувьд ердийн тэмдгийг ашигла. Жишээлбэл, "Гурван баавгай" ХХК-ийн баримт бичгийг 456-ТМ гэж бич. OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH-ийн гэрээг тэмдэглэ. Тоонууд нь тэмдэглэлийн дэвтэрт дарааллаараа бичигдсэн байх ёстой, ингэснээр будлиан гарахгүй.
Алхам 3
Компанийн хэлтэс бүр баримт бичгийг гүйцэтгэх, батлах ажилд оролцож байсан ч гэрээний бүртгэлийн нэг дэвтэр байх ёстой. Үгүй бол баримт бичгийн тоог давтах бөгөөд энэ нь компанийн үйл ажиллагаанд үл ойлголцол авчрах болно. Энэхүү тэмдэглэлийг хөтлөхийг нарийн бичгийн дарга эсвэл оффис менежерт даалга. Ажилчдад таних дугаар олгохоос нааш тамга, гүйцэтгэх захиралтай гарын үсэг зурж болохгүй.
