Уулзалтын үр дүнд протокол хэлбэрээр баримтат бичлэг хийх шаардлагатай. Энэхүү баримт бичгийг боловсруулахдаа хэлэлцүүлгийн гол санааг тусгаж, бүх хэлэлцүүлгийг аль болох товч бөгөөд товчоор танилцуулах нь чухал юм.
Хуралдааны дараа протоколыг хурлын нарийн бичгийн дарга хийдэг бөгөөд тэр хэлэлцүүлгийн үеэр тэмдэглэл хөтлөх эсвэл диктофон тэмдэглэл хөтлөх ёстой. Хоёрдахь хувилбар нь гарч болзошгүй маргааныг шийдвэрлэх хамгийн оновчтой хувилбар юм.
Харааны хувьд баримт бичиг нь дараах хэсгүүдээс бүрдэнэ.
- ерөнхий мэдээлэл;
- хурлын хэлэлцэх асуудал;
- хэлэлцүүлэг ба гаргасан шийдвэрүүд.
Ерөнхий мэдээлэл
Энэхүү мэдээллийн багцад гарчиг, байршил (хот, уулзалт хийх огноо, цаг), оролцсон хүмүүсийн жагсаалтыг багтаасан болно. Хурлын гарчиг бол гарчиг юм. Тухайлбал, боловсон хүчний асуудалтай холбоотой ажлын хэсгийн хуралдаан. Огноо, цагийн блок нь протоколд гарын үсэг зурсан огнооны тухай бус харин шууд хуралдсан тухай мэдээллийг заана.
Хэрэв хуралдааныг байнгын бүтэц зохион байгуулалттайгаар (комисс, ажлын хэсэг г.м) явуулдаг бол ерөнхий мэдээлэлд хурлын байнгын дарга, нарийн бичгийн даргын бүтэн нэрийг заана.
Оролцогчдын жагсаалтыг гаргахдаа уригдсан хүмүүсийн албан тушаал, ажлын байрны нэрийг зааж өгөх ёстой. Энэхүү мэдээллийн блок нь "Одоогийн" гэсэн үгнээс эхэлдэг. Хэрэв хуралдаанаас санал авахаар санал өгсөн бол протоколд оролцогчдыг хоёр хэсэгт хувааж санал өгөх эрхтэй бөгөөд санал хураалтад оролцох эрхгүй болно.
Хурлын хөтөлбөр
Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудлын дарааллыг хурлын өмнө бүрдүүлдэг. Гэсэн хэдий ч, үл хамаарах зүйлүүд байдаг, жишээлбэл - яаралтай уулзалтууд. Энэ блок нь илтгэгчид болон илтгэл тавих хугацааг заагаагүйгээр хуралдааны асуудлуудыг жагсаав. Нэг асуудлыг хэлэлцэхээр хуралдсан ч баримт бичгийн гарчигт ороогүй, хэлэлцэх асуудлын дарааллаар боловсруулдаг.
Үг хэлэх хугацаанаас хамааран танилцуулсан хөтөлбөрийг автоматаар батлах эсвэл даргаар санал хураалт явуулж болно. Энэ тохиолдолд хуралдааны хэлэлцэх асуудлыг батлах тухай асуултаар хэлэлцүүлэг эхэлнэ. Хэрэв татгалзах зүйлгүй бол протоколд ийм шийдвэрийг дараах байдлаар албан ёсоор батална: "Хэлэлцэх асуудлыг тохиролцох асуудлыг санал хураалт явууллаа." Дараахь хэлбэрээр санал хураалтын үр дүнг харуулав: "Санал өгсөн: дэмжсэн - (саналын тоо), эсрэг - үгүй, түдгэлзсэн - үгүй".
Хэлэлцүүлэг ба шийдвэр гаргах
Асуултуудын хамгийн том хэсэг нь хэлэлцүүлгийн явцыг тусгахад зориулагдсан болно. Хэлэлцэх асуудал болгоныг хэлэлцэх асуудлын жагсаалтаас эхлэн тусад нь блок болгоно. Үүний дараа тайлангийн явцыг дараахь хэлбэрээр явуулна: “Сонссон: (илтгэгчийн бүтэн нэр)”. Туршлагатай хөрвүүлэгчид хэлсэн үгийг буулгахгүй, харин хэд хэдэн өгүүлбэрээр илэрхийлж болох ерөнхий утгыг үлдээхийг зөвлөж байна. Хэрэв тайлангийн ихэнх хэсгийн утга санааг хадгалах нь чухал бол та илтгэлийн тезисүүд эсвэл протоколын хавсралт хэсэгт танилцуулгаас ишлэл авч болно.
Хэлэлцүүлгийн явцыг тусгахад мөн адил хамаарна. Хэрэв хэд хэдэн илтгэгчид нэг байр суурийг баримталж байвал тэдний хэлсэн үгийг дараахь байдлаар албан ёсны болгож болно: “Илтгэгчийн санал бодлыг дэмжсэн илтгэгчид (илтгэгчдийн бүтэн нэр)”.
Асуулт бүрийн үр дүнд шийдлийг боловсруулах ёстой. Шийдвэрийн төсөлд урьдчилан бэлтгэсэн эсвэл хэлэлцүүлгийн үеэр хуралдаанд оролцогчид өөрсдөө боловсруулсан байх ёстой. Шийдвэрийг тодорхой томъёоллын хэлбэрээр гаргаж байгаа бөгөөд тэдгээрийг хоёрдмол утгагүйгээр, үнэн зөв танилцуулах ёстой. Цэвэр мэдээллийн чанартай үг хэлэх шийдвэрийг хуралд оролцогчид анхааралдаа авах боломжтой.
Хэрэв хуралдаанаар санал хураалт явуулахаар тусгасан бол дугаар бүрийн дараахь протоколын үр дүнг "Шийдвэрийг санал нэгтэйгээр гаргасан", "Шийдвэрийг олонхийн саналаар авсан", "Шийдвэр гаргаагүй" гэсэн агуулгатай байх ёстой. Үүнтэй адил тэмдэглэл бичнэ. асуудлыг хэлэлцүүлгээс хассан, өөр хуралдаан руу хойшлуулсан эсвэл илтгэгч ирээгүй тул хэлэлцээгүй тохиолдолд.
Төгсгөлд нь протоколд дарга, нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурж, шаардлагатай бол хурлыг зохион байгуулсан байгууллагын тамгаар баталгаажуулна.
