Оффисын ажил нь аливаа аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны чухал хэсэг бөгөөд захиргааны болон бизнесийн бүхий л баримт бичгийн бүртгэл хөтлөх боломжийг олгодог. Ажлын даалгавар нь оффисын ажлыг багтаасан ажилтан эсвэл бүхэл бүтэн нэгж нь өмчийн хэлбэрээс үл хамааран аж ахуйн нэгж бүрт байдаг. Чадварлаг оффисын ажил нь бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн сайн уялдаа холбоотой ажлын баталгаа бөгөөд бизнес, зах зээлийн нөхцөл байдлын өөрчлөлтөд цаг алдалгүй хариу өгөх явдал юм.
Оффисын ажил юу вэ?
Эрт орой хэзээ нэгэн цагт үйл ажиллагаагаа эхэлсний дараа аливаа аж ахуйн нэгж нь удирдлагын үндсэн хэрэгсэл болох баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах шаардлагатай тулгардаг. Учир нь тэдний удирдамжийг дамжуулж, менежментийн шийдвэрийг дамжуулдаг. тодорхой жүжигчдэд. Аж ахуйн нэгжийн оффисын ажлын систем нь баримт бичгийн стандартчилал, жигд байдлыг хангах, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалалтыг зохион байгуулахад зориулагдсан болно. Оффисын ажлын системийн чиг үүрэгт дараахь зүйлс орно.
- ажлын урсгалын чадварлаг зохион байгуулалт, баримт бичгийг хамгийн богино зам дагуу богино хугацаанд богино хугацаанд шилжүүлэх, аливаа баримт бичгийн дамжуулалт, гүйцэтгэлийг цаг хугацаанд нь хянах боломжийг олгох;
- Ирсэн, гарсан, дотоод бүх баримт бичгийг бүртгэх, бүртгэх автоматжуулсан систем;
- албан ёсны шалгуурын дагуу тэдгээрийг системчилж, хэргийг бүрдүүлэх боломжийг олгодог баримтуудыг архивлах;
- хэргийн нэршлийг бий болгох - хэргийн дарга нарын жагсаалтын дагуу кодчиллын систем, тэдгээрийг системчлэхэд дөхөм болж, хууль тогтоомж, салбарын журмаар тогтоосон архивын хадгалалтын хугацааг тодорхойлох.
Хэрэв аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн урсгалтай ажиллах эдгээр бүх функцууд хэрэгжсэн бол бид оффисын ажлын системийг дибаг хийж, шаардлагатай хэмжээгээр ажилладаг гэж хэлж болно.
Зохион байгуулалт, эрх зүйн талууд
Аж ахуйн нэгжийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан аливаа баримт бичгийг бизнесийн баримт бичиг гэж үздэг тул хууль эрх зүйн үр дагаврыг тодорхойлдог. үүссэн баримт, зөрчилдөөнийг шийдвэрлэх үед энэ баримт бичгийг шүүхэд аль хэдийн танилцуулж болно. Тиймээс оффисын ажил эрхлэх ажлыг зохицуулалтын баримт бичиг - тусгайлан боловсруулсан зааврыг үндэслэн хууль эрх зүйн байгууллагаар баталгаажуулж, аж ахуйн нэгжийн даргаар батлуулна. Энэхүү заавар нь зөвхөн гарын авлага төдийгүй заавал биелүүлэх ёстой баримт бичиг тул сонирхсон бүх хүмүүс гарын үсгийн эсрэг танилцах ёстой.
Аж ахуйн нэгж үйл ажиллагаагаа явуулдаг баримт бичгийн хэлбэрийг стандартчилсан байх ёстой. Маягт дээр заавал оруулах шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг ГОСТ Р 6.30-2003 “Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Бичиг баримтын ажилд тавигдах шаардлага . Ижил стандарт нь бизнесийн болон захиргааны баримт бичгийн боловсруулалтанд тавигдах шаардлагыг мөн тогтоодог.
