Хурал бол аяндаа бэлдэж болдог арга хэмжээ гэсэн ойлголт байдаг. Чухамдаа бизнесийн энэхүү харилцан үйлчлэлийн хэлбэр нь захиргааны ноцтой бэлтгэл шаарддаг.
Хурлын сэдэв
Хуралдааны шалтгааныг санаачлагч боловсруулсан байх ёстой. Энэ чадавх дахь уулзалтын хамгийн чухал оролцогч нь үргэлж байдаг. Уулзалтууд нь байгууллагын доторх, өргөн хүрээний урилгатай оролцдог байж болох тул уг сэдвийг яриа хэлэлцээнд шаардлагатай бүх хүмүүсийг татахуйц байдлаар тодорхойлох нь чухал юм.
Ерөнхийдөө сэдвийн техникийн найруулгыг захиргааны ажилтнууд эсвэл шууд хурлын нарийн бичгийн дарга хариуцдаг. Хурлын хөтөлбөр нь өгөгдсөн сэдвээс үүдэлтэй. Энэхүү баримт бичигт хэлэлцэхээр төлөвлөсөн бүх асуудлыг багтаасан болно. Урьдчилан тохиролцсоны дагуу асуулт болгон дээр илтгэгч томилогдож, мэтгэлцээнийг харгалзахгүйгээр үг хэлэх хугацааг тогтооно. Хэлэлцүүлгийн хугацааг хэлэлцэх асуудлын дараалалд тусад нь тусгасан болно.
Асуудлыг илүү сайн ойлгохын тулд богино хэмжээний лавлагаа, статистик эсвэл бусад мэдээллийг багтаасан тараах материал бэлтгэх нь илүүц биш байх болно. Нарийн бичгийн дарга ийм материалыг илтгэгч бүртэй тусад нь бэлтгэдэг.
Баримтат киноны бэлтгэлийн эцсийн шат бол асуудал тус бүрээр шийдвэрийн төсөл боловсруулах явдал юм. Энэхүү баримт бичиг нь хэлэлцүүлэг дээр үндэслэн илтгэгчид санал болгож буй шийдлүүдийг илэрхийлнэ. Тэд илтгэгчдийн танилцуулсан эцсийн өгүүлбэрийг тэмдэглэж авдаг. Хэрэв оролцогчид шийдвэрийн төсөлд байгаа хувилбартай санал нийлэхгүй бол баримт бичгийг нарийн бичгийн дарга залруулна.
Уригдсан хүмүүс
Хэлэлцэх асуудал нь тавьсан асуудлыг шийдвэрлэхэд уригдах хүмүүсийн ойролцоо жагсаалтыг тодорхойлдог. Тиймээс, үр дүнтэй арга бол эсрэг байр суурьтай хүмүүсийг илтгэгчтэй хамт урих явдал юм. Энэ тохиолдолд уулзалт нь маргаантай нөхцөл байдалд оролцогч талуудын хувьд "дугуй ширээний" үүрэг гүйцэтгэдэг.
Хуралд оролцогчид боломжтой дуудлага, и-мэйл эсвэл хувийн урилгаар боломжтой мэдээллээр хангагдана. Баримт бичгийг бүхэлд нь оролцогч бүх хүмүүст урьдчилж хүлээлгэн өгөх ёстой бөгөөд ингэснээр материалтай урьдчилан танилцах боломжтой болно.
Хурал хийх
Нарийн бичгийн дарга хуралд заавал оролцох ёстой. Түүний даалгавар бол хэлэлцүүлгийн дараа протокол гаргах явдал юм. Баримт бичгийг боловсруулахдаа хэлэлцүүлгийг тэмдэглэж авахдаа үгийн нарийвчлалтай байх нь чухал биш харин гол илтгэлүүд, тодорхой саналуудыг тусгах нь чухал юм.
Боломжит зөрүүг хасахын тулд хурлын явцыг диктофон дээр тэмдэглэх нь дээр. Бичлэг эхэлсэн тухай бүх оролцогчдод мэдэгдэх ёстой.
