Байгууллага, аж ахуйн нэгжид зөв зохион байгуулалттай оффисын ажил хийх нь баримт бичгийг эмх цэгцтэй хадгалах, хөдөлгөөнийг нь хянах боломжийг олгодог. Хэрэв танай компанийн үйл ажиллагаа нь гэрээ байгуулахтай холбоотой бол тэдгээрийн нягтлан бодох бүртгэлийн зохих тэмдэглэл хөтлөөрэй. Сайн боловсруулсан сэтгүүл нь баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тэдгээрийн он дарааллыг тэмдэглэх боломжийг олгоно.
Шаардлагатай
- - баримт бичгийг тэмдэглэх журнал;
- - бүртгэх материал;
- - бэхтэй үзэг;
- - харандаа;
- - хайч;
- - шугам;
- - цаас;
- - утас;
- - зүү;
- - цавуу.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Бүртгэлийн дэвтэр хөтлөх тохиромжтой хэлбэрийг хайж олох. Үүний зэрэгцээ, байгууллагын яаралтай хэрэгцээ, оффисын ажлын онцлог шинж чанараас хамаарна. Сүүлийн үед баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн цахим хэлбэрүүд өргөн тархсан байгаа боловч менежерүүдтэй танилцах нь тийм ч тохиромжтой биш юм. Хамгийн энгийн тохиолдолд та нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэрийг ердийн том хэлбэрийн дэвтэрт хийж болно.
Алхам 2
Хуудас бүрийн доод эсвэл дээд талд дараалсан тоог байрлуулж сэтгүүлийн хуудсыг дугаарлана. Хуудсыг бүхэлд нь бат бөх утсаар оёж, төгсгөлийн төгсгөлд сэтгүүлийн сүүлчийн хуудсыг оруулаарай. Номонд хэдэн хуудас орсныг жижиг цаасан дээр бич. Энэ шошгыг сүүлчийн хуудсан дээр дараалан нааж, доор нь утасны үзүүрүүдийг зангидсан байдлаар наана. Цавуу хатах үед баримт бичгийн тамга, сэтгүүл гаргасан хүний гарын үсгийг наана уу.
Алхам 3
Гарчгийн хуудасныхаа загварыг гаргаж эхэл. Сэтгүүлийн урд талд сэтгүүлийн нэрийг бичнэ үү, жишээлбэл "Гэрээний тэмдэглэл". Байгууллагын нэр (компани) болон түүний үндсэн мэдээллийг тайлбартаа оруулна уу. Сэтгүүлийн эхлэх ба дуусах огноонд хоёр мөр үлдээнэ үү. Энэ бүх мэдээллийг гараар оруулах боломжгүй, харин хэвлэгч дээр урьдчилан хэвлээд дараа нь сэтгүүлийн нүүрэнд нямбай наасан байна.
Алхам 4
Баримт бичгийг бүрэн дүрслэхэд шаардагдах хэмжээгээр сэтгүүлийн ажлын хуудсыг хуваана. Серийн дугаар, баримт бичгийг хүлээн авсан огноо, гэрээ байгуулах, захиалгыг чөлөөлөх гэх мэт багануудыг заавал өгөх хэрэгтэй. Баримтын мөн чанар, түүний үндсэн агуулгын товч тодорхойлолтыг тусад нь баганад үлдээнэ үү. Баримт бичгийг гүйцэтгэхээр хүлээн авсан хүний гарын үсэг зурах газрыг өгнө үү.
Алхам 5
Шаардлагатай бол журналыг зохих дугаар болон бусад дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгч, албан тасалгаанд (нарийн бичгийн дарга нарын газар) бүртгүүлнэ үү. Бүртгэлийн журмын дараа нягтлан бодох бүртгэлийн журналыг зориулалтын дагуу ашиглаж болно.
