Гадагшаа баримт бичиг гэдэг нь тухайн байгууллагын гуравдагч этгээдийн хаягаар (ханган нийлүүлэгчид, хэрэглэгчид, зохицуулах байгууллагууд гэх мэт) эсвэл бусад хотоос ирсэн хамт олондоо илгээдэг албан бичиг юм. Дүрмээр бол хоёр захидал харилцааг зохицуулах ажлыг эмхэтгэгч, бичиг хэргийн ажилтан хоёр хариуцдаг. Эхнийх нь текстийг бэлтгэх, тохиролцох үүрэгтэй. Хоёр дахь нь захидлыг бүртгэж, эх хувийг нь очих газарт нь илгээж, үйлчилгээний хувийг хадгалдаг.
Шаардлагатай
- - компанийн маягт;
- - текст засварлагч суулгасан компьютер;
- - гарч буй баримт бичгийн бүртгэлийн дэвтэр.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хэрэв та хөрвүүлэгч бол
Баримтын төслийг бэлтгэ. Гарч буй захидлууд нь санаачлагатай, хариу үйлдэл үзүүлэх чадвартай байдаг. Эхний тохиолдолд та ямар нэгэн албан ёсны асуудлаар өөр байгууллага эсвэл тодорхой хүнтэй захидал харилцааг эхлүүлэх (эхлүүлэх). Хариу өгөх бичиг нь хүлээн авсан хүсэлтэд тохирсон мэдээллийг агуулсан байх ёстой.
Алхам 2
Захидлыг байгууллагынхаа хэвлэмэл хуудас дээр хоёр хувь хэвлээрэй. "Толгой" гэж нэрлэгддэг баримт бичгийн дээд хэсгийг зөв форматласан эсэхийг шалгаарай. Баруун талын хуудсан дээр байрлах компанийн дэлгэрэнгүй мэдээллээс гадна хаягийн мэдээлэл, захидлын толгой зэргийг багтаасан болно.
Алхам 3
Зүүн дээд буланд тухайн баримт бичигт зориулагдсан хүний нэр, овог нэр, овог нэр, байгууллага, хувь хүний хаягийг бичнэ үү. Мэдээллийг тодорхойлох журам яг ижил байх ёстой, жишээлбэл:
"Волна" ХХК-ийн Ерөнхий захиралд
I. I. Сидоров
Рабочая гудамж, 37, оффис арван дөрөв, Саратов, 109235 гэжээ.
Алхам 4
Баруун талд танай байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээлэл дор захидлын гарчгийг байрлуул. Текстийн агуулгыг тодорхой тусгасан богино байх ёстой. Жишээлбэл: "Барилгын ариун цэврийн байдалд төлөвлөгөөт хяналт шалгалт хийх тухай" эсвэл "Их засвар хийх шаардлагатай байшингийн талаар мэдээлэл өгөх тухай".
Алхам 5
Хүлээн авагч руу хандан энэ захидлыг түүнд илгээсэн шалтгааныг зааж өгснөөр үндсэн текстээ эхлүүлээрэй. Жишээлбэл: “Эрхэм хүндэт Иван Иванович! 2011 оны 1-р сарын 14-ний өдөр түрээсийн байрны ариун цэврийн байдалд хийсэн төлөвлөгөөт хяналт шалгалтын талаар бид танд мэдээлж байна гэжээ.
Алхам 6
Хэрэв гарч ирж буй баримт бичигт хавсралт байгаа бол тэдгээрийг үндсэн текстийн ард жагсаа, жишээлбэл: “3 хуудасны хавсралт. 1 хувь. Текстийн сүүлчийн хуудасны хамгийн доод хэсэгт баримт бичгийг үндэслэгчийг зааж өгөх ёстой. Дүрмээр бол захидлын зохиогч овог, нэр, ажлын утсаа үндсэн фонтоос бага хэмжээгээр бичдэг.
Алхам 7
Байгууллагынхаа шийдвэр гаргагчидтай захидлыг аль ч чиглэлд шалгана уу. Жишээлбэл, хөрөнгийн зарцуулалттай холбоотой баримт бичгийг нягтлан бодогчоор баталгаажуулж, татварын албанаас ирүүлсэн хүсэлтийн хариуд өмгөөлөгч гарын үсэг зурдаг. Захидлыг зөвшөөрсөн байгууллагын ажилтнууд хувийн гарын үсгээ бичвэрийн хамт текстийн төгсгөлд хоёр дахь хувь дээр, даргын виз олгох газрын доор байрлуулна. Шаардлагатай зөвшөөрөл авсны дараа гарч буй баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
Алхам 8
Тохиролцсон, гарын үсэг зурсан баримт бичгийг бичиг хэргийн ажилтанд өгнө. Хэрэв та хуулбараа хадгалахыг хүсвэл нэмэлт хувийг хэвлээрэй. Бичгийн ажилтан дээрээс гарч буй дугаарыг оруулахыг хүс.
Алхам 9
Хэрэв та бичиг хэргийн ажилтан бол
Зохион бүтээгчийн илгээсэн захидлыг хүлээн авна уу. Үндсэн мэдээлэл, зөвшөөрлийн виз, зохиогчийн тухай мэдээлэл, менежерийн гарын үсэг байгаа эсэх, үнэн зөв эсэхийг шалгана уу. Захидлын хавсралт байгаа эсэхийг анхаарч үзээрэй.
Алхам 10
Баримтын талаархи мэдээллийг гарч буй мэйлийн бүртгэлд тэмдэглэ. Хэрэв танай байгууллага цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжсэн бол мэдээллийн санг хөтлөх зааврын дагуу ажиллана уу. Уламжлалт цаасан бүртгэлийн дэвтэрт бүртгүүлэх хатуу журам байдаггүй. Гэсэн хэдий ч практик дээр дараах багануудтай хүснэгтийг ихэвчлэн ашигладаг:
- он сар өдөр;
- гарч буй баримт бичгийн дугаар;
- хаяг хүлээн авагч;
- хураангуй (гарчиг);
- баримт бичгийг үндэслэгч;
- тэмдэглэл.
Алхам 11
Гарах дугаарыг дараах байдлаар бүрдүүлсэн болно. Эхлээд гарч буй мессежний хуулбарыг хадгалах фолдерын жагсаалтын дугаарыг зааж өгнө үү. Тодорхой үсгийн серийн дугаарыг зураас эсвэл налуу зураасаар бич. Та авах болно: "01-14-256" эсвэл "01-14 / 256", энд 01-14 нь хэргийн дугаар, 256 бол баримт бичгийн дугаар юм.
Алхам 12
Маягтын тусгай мөрөнд гарах дугаараа оруулна уу. Хариу бичихийн тулд түүнтэй холбоотой ирж буй баримт бичгийн дугаарыг мөн зааж өгөхөө мартуузай. Захидлын эхний хувийг (зөвшөөрлийн визгүй) дугтуйнд хийж битүүмжилж, хаягаар нь илгээнэ үү. Баримт бичгийн хуулбарыг тохирох файлын хавтсанд оруулна уу.
