Архивын ажлын асар том, тусдаа чиглэлийг байгууллагын архивт хүргэх баримт бичгийг бэлтгэхтэй холбоотой асуултууд гэж үздэг. Тиймээс баримт бичигтэй ажиллах энэ үе шатанд олон янзын арга зүй, практик алдаанууд гарч ирдэг тул ирээдүйд архивын ажилд сөрөг үр дагавар авчирч болзошгүй тул тэд ноцтой анхаарал хандуулах ёстой.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийг архивт шилжүүлэхтэй холбоотой бүх ажил, түүний дотор боловсон хүчний баримт бичгийг ихэвчлэн дараахь үе шатуудад хуваадаг: - юуны түрүүнд баримт бичиг бүрдүүлэх ажлыг одоогийн үйлдвэрлэлд хийж дууссаны дараа хийх шаардлагатай;
- хэрэг үүссэний дараа тэдгээрийг тогтоосон бүх дүрмийн дагуу бүрдүүлэх ёстой;
- дараа нь үнэлэмжийн шалгалт хийж, архивын хадгалалтад бэлтгэх;
- байгууллагын архивт шилжүүлсэн бүх баримт бичгийн тооллого хийх;
- сүүлийн шатанд албан ёсны баримт бичгүүдийг байгууллагын архивт шилжүүлэх.
Алхам 2
Нэгдүгээрт, та тодорхой цогцолбор дахь боловсон хүчинтэй холбоотой баримт бичгийг зөв бүрдүүлэх хэрэгтэй. Тусгай хавтсанд ийм албан ёсны баримт бичгийг хадгалахад зориулагдсан өөр өөр хугацаатай ажилтнуудад зориулсан компанийн ажилчдын үйл ажиллагааны янз бүрийн чиглэлүүдийн захиалга хэлбэрээр бүрдүүлэх ёстой. Энэ үе шатыг гүйцэтгэх ёстой, учир нь боловсон хүчинтэй холбоотой захиалгын зарим хэсэг нь зөвхөн ажлын байранд нөлөөлөх хүчин төгөлдөр асуудал, мөн ажилчдын урамшуулал, ажлын байранд шилжихэд зориулагдсан байдаг. Энэ төрлийн цаасыг аж ахуйн нэгжийн архивт дор хаяж далан таван жилийн турш хадгалах ёстой. Үүний зэрэгцээ, хувь хүний бүрэлдэхүүнтэй холбоотой ихэнх захиалга нь компанийн ажилчдын үйл ажиллагааны асуудлыг тусгасан байдаг: бизнес аялал, жижүүр, амралт гэх мэт захиалга. Ийм баримт бичгийг таван жилийн турш хадгалах ёстой. Хайлтыг ашиглах, хөнгөвчлөх ажлыг янз бүрийн тохиолдолд ашиглахад тав тухтай байлгах үүднээс таван жил, далан таван жилийн хугацаатай баримт бичгийг бүрдүүлэх хэрэгтэй.
Алхам 3
Ажлын байрны ажилчид болон бүх ажилчдын хувийн дансыг зөв бүрдүүлэх шаардлагатай бөгөөд энэ нь хөдөлмөрийн хөлсний талаархи мэдээллийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар нарийн нягт уялдуулах ёстой. Хувийн фолдерт байгаа бүх баримт бичгийг хүлээн авсан огнооны дагуу он цагийн дарааллаар байрлуулсан байна. Түүнчлэн хавтсанд байгаа бүх баримт бичигт дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан архивын тооллого хийх шаардлагатай байна: - цаасны нэр;
- бараа материалд оруулсан цаасан серийн дугаар;
- баримт бичгийн хуудасны тоо;
- баримт бичгийн огноо, дугаар (шаардлагатай бол);
- хувийн хэрэгт оруулсан хуудасны тоог хураангуй тэмдэглэл;
- тэмдэглэл.
