Баримт бичгийг зөв хадгалах нь оффисын ажлын чухал элемент юм. Бичиг баримтыг архивт илгээхээс өмнө тэдгээрийг гялсхийсэн байх ёстой. Үүнийг хийхийн тулд та хэргийг архивлах үндсэн дүрмийг мэддэг байх ёстой.
Энэ нь зайлшгүй шаардлагатай
- - муу!
- - зүү;
- - хатуу утас;
- - цавуу.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хар тугалган харандаа ашиглан бүх хуудсыг дугаарлана уу. Энэ дугаарыг баруун дээд буланд байрлуулсан болно. Баримт бичгүүдийг хамгийн эртнийхээс нь эхлэн он цагийн дарааллаар байрлуул. Хэрэв хавсаргасан баримт бичиг бүхий дугтуйнууд байгаа бол дугтуй, дараа нь доторх баримт бичиг бүрийг дугаарлах хэрэгтэй.
Алхам 2
Бүх цаасан хавчаар болон бусад металл эд ангиудыг зайлуул. Хэрэв таны баримт бичигт өргөдөл гаргаагүй бол цаасан дээр наа. Дөрвөн цооролтыг үндэслэн цаасан хайрцагт хийж оёход зориулж бүх цаасыг бэлтгэ.
Алхам 3
Баримт бичгийн боодлыг хавчаараар хавчуулж, тороор цоолж, эсвэл баримт хатгах тусгай төхөөрөмжөөр өрөмдөх ёстой. Хавчаарыг авалгүйгээр барзгар утас, татлага, тууз ашиглан цаасаа урт зүүгээр оё.
Алхам 4
Зөв оёхын тулд зүүг ар араас нь дараалан хоёр дахь нүхэнд дамжуулж арын хажуугаар зүүгээд хоёр дахь нүх рүү буцаах хэрэгтэй. Үүний дараа зүүг урд тал руу нь гаргаж, хоёр дахь нүхийг оёх ёстой, гэхдээ дээрээс нь аль хэдийн байрлуулсан байх ёстой. Утасыг ар талаас нь сугалж, хоёр үзүүрийг нь бэхэлсэн тул утасны сүүлийг цаасаар (мөрдөх цаас) битүүмжилж болно.
Алхам 5
Байгууллагын тамгыг утаснуудад наасан цаасан дээр хийж, албан тушаалтнууд (захирал, ерөнхий нягтлан бодогч) гарын үсэг зурдаг. Картонон бүрхүүл дээр багцаар байрлуулсан баримт бичгийн тооллогыг наадаг. Энэ нь танай байгууллагад батлагдсан бол тухайн байгууллагын нэр, түүний бүтцийн нэгжийг зааж, он сар өдөр, баримт бичиг, архивын хадгалалтын хугацаа зэргийг зааж өгөх ёстой.
