Баримт бичгийг боловсруулах, бэлтгэх явцад тэдгээрийг батлахад чухал үүрэг гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь баримт бичгийг тухайн байгууллагын хэлтэс эсвэл бусад байгууллагуудаар батлуулахтай холбоотой баримт бичгийг баталдаг дотоод байж болно. Хууль ёсны дагуу зөв тохиролцсон баримт бичиг нь хууль, хэм хэмжээ, дүрмээр тогтоосон арга хэмжээ авах эрхийг өгдөг. Батлах журмаар батлагдсан баримт бичгийг битүүмжилсэн эсвэл тамга дарсан байна.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хариуцлагадаа баримт бичгүүдийн дотоод болон гадаад баталгааг багтаасан байгууллагын ажилтнаар ажиллахдаа компанийн аль хэлтэс батлах үүрэгтэй талаар тодорхой мэдээлэлтэй байх шаардлагатай.
Алхам 2
Ажлын бүх хугацаанд батлах шаардлагатай баримт бичгийн жагсаалтыг гарга. Тэднийг батлах үүрэгтэй хэлтсүүдийн талаар тодорхой хэл. Заавал батлах ёстой баримт бичгийн төрөл, энэ ажлыг гүйцэтгэх үүрэг бүхий хэлтэс, албан тушаал, ажилчдын овог, нэр, эцгийн нэр, тэдний утас, имэйл хаягийг тусгасан хүснэгтийг гарга.
Алхам 3
Батлах шаардлагатай баримт бичгийг шийднэ үү. Байгууллагынхаа хэлтсүүдтэй ямар дарааллаар холбоо барихаа зааж, төлөвлөгөө гарга. Баримт бичгийг баталгаажуулах үүрэгтэй компанийн бүх хэлтсийн ажилтан бүртэй ярилцаж ажил дуусах хугацааг олж мэд.
Алхам 4
Баримт бичгийг батлах нөхцлийг анхааралтай ажиглаж, хэлтсийн ажилтны оруулсан өөрчлөлтөд түргэн хариу өгөх хэрэгтэй. Хэрэв танд баримт бичигт оруулсан засварын талаар эргэлзэж байгаа бол бүх нарийн ширийн зүйлийг тодруулж байгууллагын мэргэжилтнүүдтэй зөвлөлдөх хэрэгтэй. Энэ нь ирээдүйд батлах хугацааг багасгахад тусалж, хууль ёсны дагуу баримт бичгийг зөв бүрдүүлэх боломжийг олгоно.
Алхам 5
Байгууллагын хэлтэс бүрт батлах журмыг баталсны дараа баримт бичигт виз тавьдаг. Энэ нь ажилтны албан тушаал, нэр, гарын үсгийг харуулсан хэлтсийн тамга эсвэл “Батлагдсан” тамга байж болно. Баримт бичгийг батлах үүрэгтэй ажилтан бүр зөв гарын үсэг зурсан эсэхийг шалгаарай. Үгүй бол байгууллагын дарга гарын үсэг зурахгүй.
Алхам 6
Баримт бичгийг баталгаажуулах сүүлчийн холбоос бол аж ахуйн нэгжийн дарга юм. Баримт бичгийн удирдлага, бүх хэлтсийн ажилтнууд, аж ахуйн нэгжийн тамга, тэмдгээр гарын үсэг зурсан тохиолдолд л хууль ёсны дагуу тохиролцсон гэж үзнэ.
Алхам 7
Янз бүрийн байгууллагуудаас зөвшөөрөл авах шаардлагатай баримт бичгүүдийг хөндлөнгөөс зохицуулахдаа өргөдөл гаргах ёстой байгууллагуудынхаа жагсаалтыг шалгана уу. Тасаг, тэдгээрийн зохицуулалтад хамрагдсан ажилтнуудын талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг олж мэдэх. Шаардлагатай баримт бичгийн жагсаалтыг зааж өгөөд, тэдэн рүү залгах эсвэл имэйл илгээх. Уулзалтын цагийг тохиролцох.
Алхам 8
Батлах хугацаа, баримт бичгийг хөндлөнгөөс батлахад хамрагдсан байгууллагын ажилтанд өөрчлөлт оруулах журамтай холбоотой асуудлын жагсаалтыг гаргах. Зөвшөөрөгдсөн баримт бичгийн жагсаалтыг зааж, тогтоосон хэлбэрээр албан ёсны мэдэгдэл хийх. Баримт бичгийг батлах хугацаа, тэдгээрийн зөв хийгдсэн эсэхийг хянах.
