Архивт ирүүлэх баримт бичгийн бүртгэлийг он дууссаны дараа явуулдаг. Тиймээс тогтоосон дүрмүүдтэй холбоотой баримт бичгийг хадгалахад бэлтгэдэг. Хадгалах хугацаа, баримт бичгийн үнэ цэнээс хамааран хэргийг бүрэн хэмжээгээр эсвэл хялбаршуулсан системийн дагуу хийдэг.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Түр хадгалах баримт бичгийн хэргийн жагсаалтыг гаргах (10 хүртэлх жилийн хугацаатай). Хэргийн бүрдэлт зөв эсэхийг шалгах (байнгын хадгалах хугацаатай баримт бичиг байгаа эсэх). Хавтаст хэргийг орхиж, хэргийн нэрсийн дагуу системчилсэн байх ёстой бөгөөд тэдгээрийг дугаарлах шаардлагагүй болно. Хэргийн нэрсийн дагуу архивт хэргийг нь хүлээлгэн өгдөг.
Алхам 2
Урт хугацааны хадгалалтын тохиолдолд (10-аас дээш жил) дараахь зүйлийг гүйцэтгэнэ.
1. Хэргийн бэхэлгээ (хатуу хавтаст хавтасласан, эсвэл дөрвөн нүхэнд бат бөх утсаар хучсан эсвэл боож болно).
2. Хуудасны дугаарлалт (баримт бичгийн текстэнд хүрэлгүйгээр баруун дээд буланд хар бал чулуутай харандаагаар хийсэн).
3. Баталгаажуулалтын бичээс зурах (хэдэн хуудсыг хэрчсэн, гэмтэл гарсан эсэх, гарын үсэг, огноог зааж өгөх).
4. Баримт бичгийн дотоод тооллого хийх (ялангуяа үнэ цэнэтэй баримт бичиг, хувийн, шүүх, мөрдөн байцаалтын хэрэг гэх мэт). Бараа материалын төгсгөлд хэргийн баримт бичгийн тоо, тооллогын хуудасны тоог заана.
5. Хэргийн хавтасны бүх мэдээллийг (байгууллага, бүтцийн нэгжийн нэр, хэргийн бичиг хэргийн индекс, хэргийн нэр, хэргийн хадгалах хугацаа) бүртгэх.
Алхам 3
Байнгын буюу удаан хугацаагаар хадгалах баримт бичгийн тооллого хийх. Энэ нь хэргийн хувийн дугаарыг багтаасан байхаас гадна түүний гарчигт агуулга, найруулгыг илтгэнэ. Бараа материалд хэргийн хадгалах хугацааг мөн зааж өгөх ёстой. Хэргийн тоо, эхний ба сүүлчийн хэргийн дугаар, гарын үсэг, огноог заана уу. Боловсон хүчний хэргийн талаар тусад нь тооллого хийдэг.
Алхам 4
Бэлтгэсэн файлуудаа архивт оруулах. Таны дэргэд байгаа архивын бичиг хэргийн ажилтан нэрийн жагсаалт, бараа материалын дагуу хэргийн тоог шалгаж, баталгаажуулсан бичээс хийж, алга болсон хэргийн тоог тэмдэглэж, хэргийг хүлээн авах, шилжүүлэх огноог тогтооно. Бараа материалыг хэргийг шилжүүлэх, хүлээн авах ажлыг гүйцэтгэсэн хүмүүсийн гарын үсгээр баталгаажуулсан болно.
