Аливаа баримт бичгийг архивт шилжүүлэхийг "ОХУ-д архивын тухай" 125-F3 тоот Холбооны хуулиар зохицуулдаг. Баримт бичгийг бэлтгэх, тайлбарлах, бүрдүүлэх, дугаарлах шаардлагатай. Үүнийг хэргийг хаасан өдрөөс хойш 12 сарын дотор хийх ёстой.
Шаардлагатай
- - хавтас;
- - холбогч;
- - энгийн харандаа;
- - баримтат тооллого;
- - бараа материалыг шилжүүлэх.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримтыг архивт шилжүүлэхийн тулд тэдгээрийг дарааллаар нь байрлуул. Үүрлэх дараалал нь он дарааллын дагуу байх ёстой. Жишээлбэл, хэрэв та эрүүгийн хэргийг хөндөж байгаа бол эхний хуудсанд шүүхийн шийдвэрийн хуулбар, хоёрдугаарт урьдчилсан шийдвэр, дараахь тохиолдолд хэргийг мөрдөн байцаалтын ажиллагаа дуусахаас нь авах болно. Хэрэв та боловсон хүчний хэлтсээс баримт бичгийг архивт шилжүүлсэн бол эхний хуудас нь ажлаас халах өргөдөл, хоёр дахь нь ажлаас халах тушаал, гуравдугаарт бүх баримт бичгийг эцсээс хойш дарааллаар нь эрэмбэлэх болно.
Алхам 2
Бүх хуудсыг байршлын дарааллаар нэгээс эхлэн дугаарлана. Дугаарлалтыг энгийн харандаагаар хий, гэхдээ тодорхой. Баримт бичгийн тооллого хийж, эцэст нь хэдэн тоо, хуудас авснаа бичээд гарын үсгээ зурж, тооллого хийсэн огноо, байгууллагын тамга, даргын гарын үсэг.
Алхам 3
Бүх хуудсыг биндэрээр бэхлээд, дээр нь бараа материал хавсаргана. Хавтас дээр тухайн хэргийг шилжүүлсэн иргэний овог, бичиг баримтыг архивт шилжүүлсэн он гэсэн үсгийн кодыг оруулна уу. Энэ хэрэг тухайн жил дууссантай ижил байх ёстой.
Алхам 4
Кейс тус бүрт тусад нь хавтас хийх, эсвэл нэг жилийн дотор бүх хэргийг нэг том хавтсанд хийж, код, үсгийн код дээр ерөнхий бичээс хийх, өөрөөр хэлбэл овог нь ижил үсгээр эхэлсэн иргэдийн хэргийг л хийх боломжтой. нэг хавтсанд оруулах. Гэхдээ хэрэв та нэг том хавтсанд олон тооны баримт бичгийг бөглөж байгаа бол нийтлэг хуудасны тоо 250-аас ихгүй байх ёстой.
Алхам 5
Архивт хэргийг шилжүүлэхээс өмнө шилжүүлгийн бүртгэлийг зур. Бараа материалын эхний багана нь бүх тохиолдлын серийн дугаарыг оруулахад, хоёр дахь нь нэршил дээрх индексүүдэд зориулагдсан болно. Гурав дахь баганад бүх гарчгийн нэрийг, дөрөвдүгээрт - шилжүүлсэн огноо, тавдугаарт - хуудасны тоо, зургаа дахь хэсэгт - архивт хадгалагдсан хадгалах хугацааг, долдугаар баганад, бүх нэмэлт, тэмдэглэлийг оруулна уу. Ихэнх тохиолдолд долдугаар баганыг ямар нэгэн шалтгаанаар баримт бичигт алга болсон, эсвэл баримтын тооллогод тэр даруй буруу оруулсан, өөрчлөлт оруулсан тохиолдолд бөглөнө.
