Ажлын явцад байгууллагын дарга нар бүртгэл хөтлөх ёстой. Үүнд боловсон хүчин, нягтлан бодох бүртгэл, татварын нягтлан бодох бүртгэл орно. Энэ нь нэлээд их хэмжээний үнэт цаас, түүний дагуу мэдээллийг агуулж байгааг ойлгоход хялбар юм. Өгөгдөлд төөрөлдөхөөс зайлсхийхийн тулд баримт бичгийн засвар үйлчилгээг зөв төлөвлөх шаардлагатай.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хэрэв байгууллага нь том бол сайт тус бүрт ажилтан авахыг зөвлөж байна. Боловсон хүчний баримт бичгийг бүртгэхэд нэг ажилтан, нягтлан бодох бүртгэлд өөр ажилтан, эсвэл бүр хэд хэдэн хүн шаардлагатай гэж үзье. Ажлын байрны тодорхойлолтод өөрийн муж улсад ажиллаж байгаа хүн бүрийн үүрэг хариуцлагыг тодорхой зааж өг. Юуны өмнө бүртгэл хөтлөх тухай заалтыг оруулаарай.
Алхам 2
Хэрэв та мөнгө хэмнэхийг хүсч байвал баримт бичгээ өөрөө хадгалж болно. Боловсон хүчний бүртгэлийн хувьд хэд хэдэн хавтас, тэмдэглэлийн дэвтэр худалдаж аваарай. Баримт бичгийг бүлэглэхэд хавтас хэрэгтэй болно. Жишээлбэл, та одоо байгууллагад ажиллаж байгаа ажилчдад зориулж хавтас хийж болно; архивт өөр хавтас хэрэгтэй. Мэдээлэл олоход хялбар болгохын тулд өгөгдлийг тэмдэглэлийн дэвтэрт бичнэ үү. Тэд ажилчин хөлсөлсөн гэж бодъё. Тэмдэглэлийн дэвтэрт түүний талаархи товч мэдээллийг бичээд, илүү дэлгэрэнгүй мэдээллийг олж авах хавтасаа зааж өг.
Алхам 3
Шинэчлэгдсэн баримт бичгүүдийг хүлээж байгаарай. Ажилтан бүрийн хувьд та хувийн карт гаргаж, ажлын талаархи бүх мэдээллийг энд оруулах ёстой. Жишээлбэл, ажилтан амралтаараа явсан тул энэ мэдээллийг картанд бичнэ үү. Та сар бүр цагийн хуудас бөглөх ёстой.
Алхам 4
Нягтлан бодох бүртгэл нь илүү төвөгтэй бөгөөд цаг хугацаа шаарддаг. Үүнийг хэрэгжүүлэхийн тулд танд тусгай мэдлэг хэрэгтэй. Хууль тогтоомжийн өөрчлөлтийг заавал дагаж мөрдөөрэй. Баримт бичгүүд хавтсанд байх ёстой ("Гэрээ", "Банк", "Бэлэн мөнгөний дэвтэр", "Нэхэмжлэл гаргасан", "Ирсэн нэхэмжлэл", "Урьдчилсан тайлан" гэх мэт). Бүх баримт бичгүүдийг он дарааллын дагуу эмхлэх хэрэгтэй. Та зарим архивыг тамга, гарын үсгээр дугаарлаж, оёж, баталгаажуулах шаардлагатай болно. Ийм баримт бичигт бэлэн мөнгөний дэвтэр, борлуулалтын дэвтэр, худалдан авалт болон бусад зүйлс орно.
