Бичиг баримтаа зөв бүрдүүлэх нь зөв бичиг хэргийн салшгүй хэсэг юм. Албан хэрэг хөтлөлтийн өнөөгийн байдал нь баримт бичиг боловсруулах бүх нарийн мэдрэмжийг бүрэн эзэмшүүлэхийн тулд баримт бичгүүдийг олон төрөлд хуваадаг болохыг харгалзан тусгай дамжаанд суралцах шаардлагатай болдог.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Оффисын ажил, жишээлбэл, аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчний хэлтэс нь нягтлан бодох бүртгэл, менежментээс ихээхэн ялгаатай байж болно.
Тиймээс аж ахуйн нэгжийн хэлтэс бүр өөрийн баримт бичгийн эргэлттэй байдаг тул ийм баримт бичгийн бүртгэлийг бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн тусгай дүрмээр танилцуулдаг.
Алхам 2
Нягтлан бодох бүртгэлийн системийг компанийн баримт бичгийн нэг хэсгийг батлагдсан ГОСТ-ийн дагуу бүрдүүлж, чөлөөт гүйлгээнд байгаа хэсгийг компанийн удирдлагын үзэмжээр хийхээр төлөвлөсөн болно.
Алхам 3
Аж ахуйн нэгжид хүлээн авсан бүх баримт бичгүүдийг ирж буй захидал харилцааны тусгай журналд бүртгэж, тодорхой дугаар (серийн дугаар) -ыг баримт бичигт өгч, дараа нь хувь заяагаа шийдэх аж ахуйн нэгжийн удирдлагад хаяглана. Хэрэв баримт бичиг нь тодорхой шаардлагыг агуулсан бол ямар нэгэн мэдээллийн шинж чанартай байвал гүйцэтгэх виз эсвэл мэдээллийн зорилгоор ерөнхий визээр тодорхой хүнд илгээнэ. Хэрэв гүйцэтгэх шаардлагатай бол дарга баримт бичгийг баталж, түүнийг гүйцэтгэх хугацааг баримт бичгийн өөрөө тогтоосноос багагүй хугацаагаар тогтоох эрхтэй. Гэрээлэгч баримт бичгийг хүлээн авч, хүлээн авахаар ирсэн захидал харилцааны журналд гарын үсэг зурна.
Алхам 4
Гарах баримт бичгүүдийг цуврал дугаарын хамт гарч ирсэн баримт бичгийн тусгай журналд тэмдэглэнэ.
Алхам 5
Дүрмээр бол бүх баримтжуулалтыг дотоод гүйлгээний баримт бичиг, гадаад гүйлгээний баримт бичигт хуваадаг тул үйлдвэрлэлд орж ирж буй баримт бичигт хоёр бүртгэл, бүртгэлийн журналыг хоёр бүртгэдэг.
Алхам 6
Ийм нягтлан бодох бүртгэлийн систем нь аж ахуйн нэгжээс гадуур болон дотор нь баримт бичгийн дамжуулалтыг хянах, гүйцэтгэлийг шалгах боломжийг олгодог.
Алхам 7
Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаатай холбоотой баримт бичиг, жишээлбэл, боловсон хүчний захиалга, ерөнхий захиалгыг тусад нь бүртгэж, бүртгэдэг. Ерөнхийдөө олон томоохон аж ахуйн нэгжүүд тодорхой хэлтэс, үйлчилгээтэй холбоотой баримт бичгүүдийг тусад нь нягтлан бодох бүртгэлийн системээр ажилладаг, ялангуяа хэлтэс тус бүр нь холбогдох хүмүүст холбогдох албан тушаалтай байдаг.
