PR менежер нь ажлынхаа талаар мэдлэгтэй байх ёстой. Энэ нь хэвлэлийн мэдээллийн эсвэл мэдээллийн хэрэгслийн файл гэж нэрлэгддэг чухал мэдээллийн архивыг хадгалах шаардлагатайг тайлбарлаж байна.
PR менежерийн архив
Байгууллагын нэр хүндэд шууд болон шууд бусаар нөлөөлөх бүх чухал мэдээ, хүмүүс, үйл явдлуудын талаар хэвлэлийн материалыг цуглуулдаг.
Бүртгэлийн кабинетуудыг дараахь байдлаар хадгалах нь оновчтой юм.
- тогтмол ба нэг удаагийн арга хэмжээ: үзэсгэлэн, семинар, дугуй ширээний уулзалт, бизнесийн оройн зоог;
- гол хүмүүс, санал бодлын удирдагчид, байгууллагын байр суурь, түүний өрсөлдөгчдийн холбоотнууд;
- PR үйлчилгээнд тогтмол хамрагддаг сэдвүүд. Зөвхөн байгууллагын өөрийн материалыг төдийгүй олон нийтийн урвал, редакцийн материал, шинжээчдийн тайлбар гэх мэтийг цуглуулах нь чухал юм.
- салбарын хэвлэл мэдээлэл, сэтгүүлчид.
Хэвлэлийн мэдээллийн сан нь аливаа архивын нэгэн адил мэдээллийг тогтмол шинэчилж, шинэ мэдээллийг шаргуу цуглуулдаг динамик мэдээллийн бааз байх ёстой.
Цуглуулах техник
Техникийн тал дээр хэвлэлийн материалыг хэвлэх эсвэл цахим хэлбэрээр хэвлэх боломжтой. Ихэнх тохиолдолд хэвлэлийн файл дээрх ажлыг багасгахын тулд архивын нэмэлт сонголтыг хоёуланг нь хийхийг зөвшөөрдөг.
Хэвлэлийн мэдээллийн хэрэгсэлд хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр нийтлэгдсэн нийтлэл, PR-үйлчилгээний өөрийн материалыг багтаасан болно. Хүмүүсийн хувьд намтар, зураг, хувийн мэдээлэл (тухайн хүний зөвшөөрөлтэйгээр), хувийн холбоо барих хаяг, туслахуудын утас зэргийг ашигладаг. Үйл явдлын хөтөлбөр, тогтоол, оролцогчдын гарын авлага, зохион байгуулагчдын холбооос үйл явдлын талаархи мэдээллийн хавтас бүрдүүлэх нь чухал юм.
Хэвлэлийн мэдээллийн санд тусгай байрыг хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэл, сэтгүүлчдийн талаарх мэдээлэл эзэлдэг. PR мэргэжилтэн нь тухайн байгууллага одоо редакцтай харьцаж байгаа эсэхээс үл хамааран төрөлжсөн хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэл бүрийн дэлгэрэнгүй тайлбарыг гаргах ёстой. Түүхий өгөгдөлд гүйлгээний талаархи мэдээлэл (хэрэв энэ нь хэвлэгдсэн бол), ирц (интернетийн эх үүсвэрийн хувьд), үүсгэн байгуулагчид, гүйцэтгэх захирал, редактор, салбарын сэтгүүлчдийн тухай мэдээллийг багтаасан байх ёстой.
Бүх хэвлэл мэдээллийн түншүүдийн төрсөн он сар өдөр, тэд редакцийн шатлалд ямар байр суурь эзэлснээс үл хамааран хэзээ ч илүүдэхгүй. Жирийн ажилтан, медиа корпорацийн тэргүүн найрсаг байгууллагын PR-үйлчилгээ тэдэнд жижиг ил захидал эсвэл өтгөн цэцгийн баглаа барин баяр хүргэсэн тохиолдолд адилхан баяртай байх болно. Сэтгүүлчдийн талаарх мэдээлэл нь тухайн байгууллагын мэдээллийн чадамжаар хязгаарлагдах нь дээр. Хэрэв PR үйлчилгээ нь тухайн материалыг бэлтгэх талаар байгууллагын шинжээчийг бэлтгэж, сурвалжлагчид хүлээлгэн өгсөн бол та энэ талаар хэвлэлийн баримт бичигт тэмдэг үлдээх хэрэгтэй. Энэ нь олон удаа холбоо барьдаг хамт олныхоо мэдлэгийн эхлэх цэгийг мэдэхэд хялбар болно.
Хэвлэлийн мэдээллийн хуудсыг бөглөх нь PR-үйлчилгээ хэвлэл мэдээллийн хэрэгслийг хэр зэрэг нарийн шинжилж байгаатай шууд холбоотой юм. PR-менежерийн байгууллагын үйл ажиллагаатай ойролцоо сэдвээр шинэ нийтлэл гармагц хэвлэлийн мэдээллийн санд оруулах ёстой. Та видео түүх, зохиогчийн багана, эрх мэдэл бүхий блогчдын бүртгэл, бусад мэдээллүүдийг хийх хэрэгтэй.
Хэвлэлийн файл руу нэвтрэх
Хэрэв хэвлэлийн баримт бичиг удаан хугацааны туршид үүссэн бол ихэвчлэн нээлттэй эх сурвалжаас гадна дотор нь гэж нэрлэгддэг мэдээлэл гарч ирдэг. Дотоод мэдээллийг ихэвчлэн албан ёсоор баталгаажуулаагүй албан бус эх сурвалжаас авсан мэдээлэл гэж нэрлэдэг. Байгууллагын албан ёсны төлөөлөгчид ийм мэдээллийг "тайлбар өгөхгүй" гэсэн статустай удаан хугацаанд хадгалж чаддаг тул хэвлэлийн менежерт нэг удаа PR менежер гуравдагч этгээдийн архивт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах шаардлагатайг санах хэрэгтэй.
Хэвлэлийн файлын хандалтыг хязгаарлах өөр нэг хөшүүрэг бол хувийн мэдээлэл бөгөөд ихэвчлэн хүмүүсийн талаархи мэдээллээр нэмэгддэг. Байгууллагын бусад ажилчид, бусад байгууллагын PR-мэргэжилтнүүд болон бусад сонирхогч талуудтай холбоо барихдаа үүнийг санах нь чухал юм. Хэвлэлийн мэдээллийн санг үндсэндээ байгууллагын дотоод хэрэгцээнд зориулж боловсруулсан болно.
Энэ нь мэдээлэл алдагдахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд аюулгүй байдлын нэмэлт систем суурилуулах шаардлагатайг мөн тайлбарлаж байна. Цаасан материалыг хавтсанд цуглуулах нь чухал бөгөөд үүнд нэвтрэх эрхийг хатуу хязгаарлах хэрэгтэй. Цахим мэдээллийн санг PR-хэлтсийн ажилтнууд, хүсэлтээр байгууллагын удирдлагад нээлттэй байлгах боломжтой боловч корпорацийн олон төрлийн мэдээлэлд хаалттай байх ёстой.
