Бүх байгууллага боловсон хүчний баримт бичигтэй. Эдгээрийг ажилчидтай хөдөлмөрийн харилцааг зохицуулах зорилгоор байгуулдаг. Аливаа засвар нь энэхүү баримт бичгийг шалгахаас эхэлдэг тул үүнийг зөв форматлах нь маш чухал юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хамгийн гол нь боловсон хүчний баримт бичгийг гаргахдаа янз бүрийн хууль, заавар, бусад зохицуулалтын баримт бичгүүдийг баримтлах явдал юм. Аливаа дүрмийг зөрчих нь янз бүрийн хориг арга хэмжээнд хүргэдэг.
Алхам 2
Байгууллагын дарга захиалгыг нийтлэсний дараа баримт бичгийг боловсруулдаг. Ажилтны хувийн бүх баримт бичгийг үндэслэн хөдөлмөрийн гэрээ, жишээлбэл, маягт бөглөнө.
Алхам 3
Ажилтан авахдаа боловсон хүчний ажилтан бүх баримт бичгийн хуулбарыг арилгаж, ажилтны хувийн хэрэгт оруулах ёстой. Ирээдүйд та энэ хавтсанд баримт бичгийг хавсаргаж болно, жишээлбэл, амралтын өргөдөл. Хувийн фирмүүдэд хувийн файл хөтлөх шаардлагагүй гэж хэлэх хэрэгтэй.
Алхам 4
Та хувийн файлд байгаа бүх баримт бичгийн тооллогыг он дарааллын дагуу, цуврал дугаартай байх ёстой.
Алхам 5
Хувийн файлын бүх өөрчлөлтийг ажилтны өргөдөл, түүний хавсаргасан хуулбарын дагуу хийсэн болно, жишээлбэл, овог өөрчлөгдсөн тохиолдолд гэрлэлт (татан буулгах) гэрчилгээ. Үүний зэрэгцээ хуучин баримт бичгүүдийг дахин боловсруулах боломжгүй бөгөөд тэдгээр нь ажилтны хувийн хэрэгт хадгалагдах ёстой.
Алхам 6
Хувийн хэргийн хавтас дээр ажилтны талаарх мэдээллийг, тухайлбал: хувийн хэргийн овог, нэр, эцгийн нэр, серийн дугаарыг зааж өгсөн болно. Дараа нь түүнийг хувийн хэргийн тусгай бүртгэлд бүртгэдэг.
Алхам 7
Хувийн файлууд, түүнчлэн ажилчдын баримт бичиг аюулгүй, аюулгүй газар хадгалагдах ёстой гэдгийг санаарай. Үүний хариуцлагыг даргын тушаалаар томилогдсон боловсон хүчний ажилтнууд хариуцах ёстой.
Алхам 8
Хувийн файлуудыг ажилтнууд өөрсдөө дамжуулдаггүй бөгөөд зөвхөн хариуцлагатай хүний дэргэд судалж үзэх боломжтой гэдгийг санах нь зүйтэй.
