Аливаа аж ахуйн нэгжийн ажил нь ажилчидгүйгээр боломжгүй юм. Дүрмээр бол боловсон хүчний шилжилт хөдөлгөөний бүртгэлийг хялбарчлахын тулд зарим ажил олгогчид бизнесийн үйл ажиллагааныхаа явцад хувийн файл гэгчийг ашигладаг. Ерөнхийдөө "хувийн файл" гэсэн ойлголт нь ажиллаж байгаа ажилтны тухай бүх хувийн мэдээллийг агуулсан архивын хэлбэрийг хэлнэ. Ийм нягтлан бодох бүртгэлийн системийг ашиглах нь хуулийн этгээдийн хувьд шаардлагагүй боловч төрийн байгууллагуудын хувьд хувийн хэрэг нь заавал биелүүлэх зүйл юм.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Дүрмээр бол ажилд орох өргөдөл гаргахдаа ажилтан ажилд орох өргөдөл бичдэг. Та түүнийг албан тушаалд хүлээн авахыг хүлээн зөвшөөрч, хүлээн авах тушаал (захиалга) боловсруул. Дараа нь бүх баримт бичгийн хуулбарыг хийх, жишээлбэл, паспорт, гэрлэлтийн гэрчилгээ гэх мэт.
Алхам 2
Энэ үед хувийн файл бүрдүүлнэ үү. Ажилтан тус бүрт тусдаа хавтас үүсгэх ёстойг анхаарна уу. Ажлын захиалга гэх мэт бүх захиалгын хуулбарыг хийх. Танд ажлын дэвтэр, боловсролын баримт бичиг, өөрөөр хэлбэл ажилтанд бэлэн байгаа бүх баримт бичгийн хуулбар хэрэгтэй болно.
Алхам 3
Бүх хуулбарыг хийсний дараа тэдгээрийг хавсаргана уу. Ажиллаж байх үед энэ тохиолдол нэмэгдэх болно гэдгийг анхаарна уу. Энэ нь, хэрэв энэ ажилтны эсрэг тушаал гарсан бол, жишээлбэл, тушаал ахих тушаал, хариуцлагатай хүнийг томилох тушаал, чөлөө олгох тушаал гэх мэт тохиолдолд та тэдгээрийн хуулбарыг гаргаж, энэ тухай мэдээлэх шаардлагатай болно. таны хувийн хэргийг он дарааллын дагуу … Энэ нь ажилтантай холбоотой бүх хүний нөөцийн баримт бичигт хамаарна.
Алхам 4
Хэргийн агуулгатай амархан танилцахын тулд дотоод тооллого хий. Үүнийг цаг хугацааны дарааллаар бөглөсөн болно. Бараа материалын бүх баримт бичигт серийн дугаар, эмхэтгэсэн огноо, гарчиг, хуудасны тоо, магадгүй зарим төрлийн тэмдэглэл байх ёстой.
Алхам 5
Ажилтнуудын хувийн хэргийг даргын тушаалаар томилогдсон хариуцлагатай хүн хөтлөх ёстой. Залруулгыг зөвхөн энэ хариуцсан хүний гараар хийх боломжтой бөгөөд мэдээллийг зөвхөн энэ хүний дэргэд үзэж болно.
Алхам 6
Ажилтныг ажлаас халахдаа түүний хувийн хэргийг хааж, нэгтгэн дүгнэх, хуудсыг дугаарлах, хуудасны нийт тоог бичих, бүх зүйлийг оёж, байгууллагын архивт хүргүүлэх жагсаалтыг бөглөх.
