Ёс зүй гэдэг бол олон талт ойлголт бөгөөд нийгэмд, ширээн дээр эсвэл олон нийтийн газарт биеэ авч явах дүрмүүд байдаг. Бизнесийн ёс зүй, тэр дундаа бизнес бичих ёс зүй гэж бас байдаг. Компанийн нэр хүнд нь үйлчлүүлэгчид, ажилчид, түншүүдтэйгээ захидал харилцааг хэрхэн яаж явуулахаас ихээхэн хамаарна.
Бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрэм
Бичгээр ярих нь аман яриа, ялангуяа ажил хэргийн захидал харилцаанаас эрс ялгаатай байдаг. Орчин үеийн бодит байдал нь бичих нь цаасан дээрх зурвас гэхээсээ илүү имэйлийн мессеж гэсэн үг болж байна.
Түншүүдтэй бизнесийн хэлэлцээр хийх үед бизнесийн мөчүүдтэй холбоотой аливаа мессежийн тухай мэдээллийг имэйлээр дамжуулах нь хамгийн сайн сонголт юм. Гэсэн хэдий ч урилга, талархал эсвэл баярын захидал бичих нь цаасан дээр хийгддэг.
Чанартай цаас, мөн байгууллагын лого бүхий хэвлэмэл хуудас хэрэглэх нь сайн туршлага гэж үздэг. Онцгой арга хэмжээнд чухал захидал, урилгыг шуудангаар эсвэл бүртгэгдсэн шуудангаар хүргэх нь дээр. Өндөр чанартай сайхан цаасан дээрх мессеж нь хатуу харагдаж, компанийн үнэлгээг дээшлүүлдэг.
Бизнесийн захидал харилцааны хувьд зөв, бичиг үсэг, үнэн зөв байх нь чухал юм. Хэт их сэтгэлийн хөдлөл, танил тал, доромжилсон үг хэлэх, түүнчлэн илтгэлийн урт, ойлгомжгүй байхыг хориглоно.
Хүлээн авагч нь яг тухайн захидлын талаар юу болохыг маш сайн ойлгуулахын тулд текстийн бүтэц, өргөлт, цэг таслалыг зөв байрлуулах нь чухал юм.
Харилцааны хэв маягийн хувьд цэцгэн хэллэг, олон түвшний нарийн төвөгтэй өгүүлбэр, шаардлагагүй үгсээс зайлсхийх нь дээр. Бизнесийн захидал харилцааны мэргэжлийн cliches элбэг дэлбэг байхыг зөвшөөрдөг.
Тодорхой болгохын тулд та текстэнд диаграм, диаграмм эсвэл хүснэгт нэмж болно.
Бизнес захидал харилцаанд смайлик, зураг ашиглах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Илгээхээсээ өмнө текстийг алдаа, алдаатай эсэхийг шалгаарай.
Бизнес захидал боловсруулах дүрмүүд
Сайн бичсэн бизнес захидал нь тодорхой бүтэцтэй байх ёстой. Нэг стандарт гэж байдаггүй боловч дизайны ерөнхий дүрмүүд байдаг.
Ажил хэргийн захидал нь илгээгч байгууллагын толгой, мэндчилгээ, агуулга (үндэслэл), салах ёс, гарын үсэг, дэлгэрэнгүй мэдээллээс бүрдэнэ.
Захидлын "толгой" хэсэгт ихэвчлэн байгууллагын нэр, лого, хаяг, холбоо барих хаяг (утас, имэйл, факс) багтдаг.
Түүнчлэн компанийн үйл ажиллагааны төрөл, менежерүүдийн нэрийг толгой хэсэгт нь бичиж болно.
Малгайг ихэвчлэн хуудасны төвд хэвлэдэг бөгөөд заримдаа дээд буланд байрлуулахыг зөвшөөрдөг.
Нэр хүндтэй компани өөрийн гэсэн хэвлэмэл хуудастай байх ёстой. Мөн имэйл нь маягттай байх ёстой бөгөөд энэ нь байгууллагын хатуу байдлыг өгдөг.
Тавтай морилно уу хэсэгт та мессеж нь хүн хоорондын хатуу чанга тэмдэггүй бол "Сайн байна уу" эсвэл "Сайн уу" гэж бичиж болно. Бизнесийн тодорхой захидал, мэдэгдэл эсвэл бусад бизнесийн баримт бичигт хаяг, хаягийн хаягаар нэр, эцгийн нэрээр нэн даруй хандах нь илүү тохиромжтой байх болно.
Бизнесийн захидал харилцааны хамгийн чухал зүйл бол захидлын үндсэн агуулга юм.
Энэ хэсэг нь мэдээллийн хамгийн их ачаалалтай тул давж заалдах зорилгыг илтгэнэ.
Холбоо барих хэд хэдэн шалтгаан байж болно, тус бүрийг танилцуулах нь тусдаа догол мөрөөс эхлэх ёстой. Захидлын гол хэсгийг бүтцэд оруулах нь сэдвийг ялгаж, мэдээллийг илүү сайн ойлгоход шаардлагатай байдаг.
Параграфын жишээнд дараахь хэлцүүдийг багтаасан болно: "бид танаас асууж байна", "мэдээлж байна", "авч үзэхийг санал болгож байна" болон бусад.
Энэ хүрээнд бас бүтэц байдаг гэдгийг санах нь зүйтэй.
Бизнес захидал илгээгч нь хүсэлтийн хамаарлыг зөвтгөх, түүний үндсэн агуулгыг задлах, эерэг хариулт өгөх тохиолдолд хүлээгдэж буй үр дүнг тайлбарлах шаардлагатай.
Шууд ярианы томъёог бизнесийн захидалд ховор ашигладаг. Төгсгөлийн өгүүлбэрийн гол зорилго нь хаягийг хүндэтгэж, эелдэг найрсаг ёсонд хүндэтгэл үзүүлэх явдал юм. Хаалтын хаалтын хэллэгийн жишээ: "хамгийн сайн сайхныг хүсье", "хамгийн сайн сайхан байна", "хариултаа өгсөнд урьдчилж баярлалаа" гэх мэт.
Захидлын төгсгөлд хувийн гарын үсэг байх ёстой. Илгээгчийн овог, нэр, албан тушаал, холбоо барих утасны дугаарыг ихэвчлэн заадаг.
Томоохон компаниуд цахим гарын үсгийг ашигладаг. Энэ бол үсэг бүрийн төгсгөлд автоматаар наалддаг текстийн гарын үсэг бүхий тусгай файл юм. Цахим гарын үсэг таваас зургаан мөрөөс хэтрэхгүй, далан тэмдэгтээс хэтрэхгүй байх ёстой.
Энэхүү дизайны бүтэц нь сурталчилгааны захидал, ил захидал, талархлын захидал, мэдэгдэл, мэдэгдэл, нэхэмжлэл, анхааруулгад мөн хамаарна.
Их хэмжээний мэдээлэл илгээхдээ захидлын товч хэсэгт богино дэмжлэгийг бичиж, үндсэн багцыг тусад нь хавсралт хэлбэрээр гаргадаг. Хэрэв хавсралт нь "жинтэй" байвал та хүлээн авагчид энэ талаархи бичлэгийн хавтасны захидалд анхааруулах хэрэгтэй.
Бизнесийн захидалд хариу бичих
Бизнесийн ёс зүйн дүрмийн дагуу захидлын хариуг хоёроос гурав хоногоос илүү хойшлуулах ёсгүй. Хэрэв хэд хэдэн объектив шалтгаанаар хариу өгөхөд илүү урт хугацаа шаардагдах бол илгээгчид энэ тухай мэдэгдээрэй, энэ нь сайн хэлбэр гэж тооцогдож, компанид итгэх итгэлийг нэмэгдүүлдэг.
Хамгийн гол зүйлийг санаарай - та илт спамаас бусад бүх бизнесийн имэйлд хариулах хэрэгтэй.
Бизнесийн захидалд хариулахдаа ярианы стандарт томъёог ихэвчлэн ашигладаг.
- "Бид танд мэдэгдсэндээ харамсаж байна …";
- "Сэнд баярлалаа …";
- "Бид таныг баяртайгаар урьж байна …";
- "Бид танд сануулж байна …";
- "Таны хүсэлтийн дагуу бид мэдээлж байна …" болон бусад.
Тохиромжтой болгохын тулд та ижил төстэй ярианы хэв маягтай тусдаа файл үүсгэж болно. Хоосон зай руу шилжихэд та бизнес захидал бичих ажлыг хөнгөвчлөх, хурдасгах болно.
Хэрэв захидал нь чухал ач холбогдолтой бөгөөд та үүнийг хаяг хүлээн авагчид хүргэсэн гэдгээ баттай мэдэж байх ёстой бол шуудангаар хүргүүлж захиалах, эсвэл бүртгүүлсэн захидал (Оросын шуудан) гаргаж өгөх хэрэгтэй. Имэйлд "Хүлээн авсан мэдэгдэл" функц байдаг бөгөөд энэ нь таны мессежийг үзсэнийг баталгаажуулах автоматаар танд илгээдэг.
Хэрэв бичигт хариу өгөхгүй бол ёс зүйн дагуу та захидал харилцааны нөхцөл байдлыг тодруулахын тулд нэмэлт дуудлага хийж болно.
Бизнесийн захидал харилцааны төрөл
Эхний ээлжинд бизнесийн дотоод, гадаад гэсэн хоёр төрлийн захидал харилцаа байдаг. Гадаад захидал харилцааг гуравдагч этгээдийн хүлээн авагчид илгээсэн захидал харилцааг хэлдэг бол дотоод захидал харилцааг нэг пүүсийн хүрээнд ашигладаг.
Ажил хэргийн захидлыг зориулалтын дагуу өргөдөл, мэдээллийн товхимол, сурталчилгаа, лавлагаа, зөвлөмж, санал, санамж, нэхэмжлэл, урилга болон бусад гэж хуваадаг.
Захидал - мессеж нь нийтлэг шалтгааны хүрээнд хаягийн эзэн аливаа ажлыг гүйцэтгэхэд шаардлагатай мэдээллийг агуулдаг. Ийм мэдээлэл нь хүлээн авагч болон илгээгч аль алинд нь хамаатай бөгөөд чухал ач холбогдолтой юм.
Өргөдөл - мэдээлэл, үйлчилгээ авах зорилгоор хүсэлт илгээхтэй холбоотой бизнесийн захидал харилцааны төрөл. Жишээлбэл, арга хэмжээнд оролцох өргөдөл.
Хүсэлт - сонирхсон мэдээллийг олж авахыг хүссэн бичгээр гаргасан хүсэлт. Хүсэлт нь албан ёсны бөгөөд заавал биелүүлэх боломжтой байж болно.
Санал болгох захидал нь ихэвчлэн хамтын ажиллагаа эсвэл тодорхой үйлчилгээ, арилжааны саналыг санал болгодог. Ихэнхдээ ийм захидлыг хэд хэдэн хаягаар нэгэн зэрэг явуулдаг бөгөөд олон нийтийн захидлыг ашиглаж болно.
Урилга - уулзалт эсвэл гала арга хэмжээнд оролцох урилгын хувийн захидал. Ийм захидал харилцааны загвар гаргахдаа баярын тусгай хуудас эсвэл ил захидал ашиглахыг зөвшөөрдөг. Хамгийн гол нь арга хэмжээний нэр, хаяг, уулзах цаг, газрыг тодорхой бичих хэрэгтэй.
Сануулах бичиг нь өр төлбөрийг барагдуулах, тайлан гаргах, уулзалтыг сануулах гэх мэт аливаа үүргээ биелүүлэх тухай мессеж юм.
Хэрэв талуудын аль нэг нь гэрээний нөхцлийг биелүүлээгүй буюу гэрээг зөрчсөн бол хохирогч тал нэхэмжлэл гаргаж болно. Захидлын онцлог шинж чанар нь зөрчигдсөн нөхцөл байдлын нарийвчилсан тодорхойлолт, хохирлыг үнэлэх мэдээлэл, хохирлыг нөхөн төлүүлэх, тогтоосон зөрчлийг арилгах тухай мэдээлэл байх явдал юм. Ихэнхдээ энэ захидал харилцааны баримт бичиг, гэрэл зураг, хүлээн авах гэрчилгээний хуулбараар нэмэгддэг.
Зөвлөмжийн захидалд гуравдагч этгээд эсвэл компанийг үнэлж, тэдгээрийн шинж чанарыг харуулсан болно. Ийм мессеж нь ихэвчлэн шинэ албан тушаалд томилогдох үед нийтлэг байдаг.
Бизнесийн имэйлийн онцлог шинж чанарууд
Өнөө үед бизнесийн захидлын дийлэнх хувийг имэйлээр илгээдэг болсон тул бизнесийн ёс зүйн дүрмээр бизнесийн цахим харилцаа холбоо явуулах шаардлагыг бас томъёолж өгдөг.
Илгээгчийн хаягийг анхааралтай уншина уу. "Cupercat" эсвэл "mini - bikini" гэсэн ижил төстэй шуудангийн хайрцаг хаягуудтай мессеж танд мэдэгдэх ёстой. Ердийн спамаас гадна ийм хаягуудаас ирсэн мессежүүдэд вирус агуулагдаж болно.
Сэдвийн мөрөө үргэлж богинохон, цэгцтэй байлга.
Ёс зүй нь анхны мессежийг иш татах боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр хүлээн авагч юунд эрсдэлтэй байгааг шууд ойлгох болно.
Хавсралтад нэмэлт материал хавсаргахыг зөвшөөрнө.
Бизнесийн харилцааны талбар дахь ёс зүйн дүрмийг мэддэг, хэрэглэх нь илгээгч хүнд сайн нэр хүнд олж, шинэ түншүүд татахад тусалдаг.
