Барууны бизнесийн ёс зүй нь ажил горилогчдоос товч намтар эсвэл намтараа ажил олгогчдод илгээхийг шаарддаг. Энэ уламжлал ОХУ-д саяхан ирсэн тул ийм захидалд хандах хандлага нь хоёрдмол утгатай байна: зарим нь тэдгээрийг шаардлагатай гэж үздэг бол зарим нь цаг хугацаа алддаг. Гэсэн хэдий ч сайн бичсэн хавтас нь өргөдөл гаргагчийн хувьд мэдэгдэхүйц нэмэх болно.
Хавтасны бичиг буюу хавтас бичиг нь сул орон тоонд орохыг хүссэн өргөдөл гаргагчийн танилцуулга, өөрөөр хэлбэл өөрийнхөө тухай үндсэн мэдээлэл, компанид ажиллах хүсэл эрмэлзэл, бусад нэр дэвшигчдээс давуу тал зэргийг товч танилцуулах явдал юм. Энэхүү баримт бичгийн гол үүрэг бол боломжит ажил олгогчийн анхаарал, сонирхлыг татах явдал бөгөөд ингэснээр тэр зөвхөн намтар унших хүсэл эрмэлзэлтэй төдийгүй биечлэн биечлэн харилцах хүсэл эрмэлзэлтэй болно.
ОХУ-д тогтсон дадлын дагуу өргөдөл гаргагчид өөрсдийн намтарыг и-мэйлээр ямар ч тайлбаргүйгээр илгээдэг. Зарим тохиолдолд ачилтанд богинохон дагалдах тэмдэглэл байж болно, жишээлбэл: “Сайн байна уу! Би анкетаа явуулж байна. Гэхдээ ажилд авах хүний сонирхлыг татах нь хангалтгүй юм.
Ихэнх ажил олгогчид хавтастай захидалгүйгээр анкетыг авч үздэг боловч сүүлд нь маш их урам зориг өгдөг. Хэрэв энэ нь чадварлаг, тууштай, логикоор бичигдсэн бөгөөд сул орон тоонд орох өргөдөл гаргагчийн талаархи чухал мэдээллийг агуулсан бол энэ нь хүссэн ажилаа олоход амжилтанд хүрэх том алхам болно.
Нэмж дурдахад, товч танилцуулгад дурдсан мэдээллийн дагуу өргөдөл гаргагчийн талаархи буруу ойлголтыг бий болгох тохиолдолд янз бүрийн тохиолдолд туслах захидал тусалдаг: ажил мэргэжлээрээ амжилтгүй шилжилт хийсэн, боловсрол нь ажлын профайлтай тохирохгүй байсан, гэхдээ практик туршлага арвинтай гэх мэт. Энэ бол өргөдөл гаргагчийн анкетыг үл тоомсорлож болохгүй, ажил олгогчдод итгэмжлэхэд зориулагдсан хавтасны захиа юм.
Чанарын хавтастай захидал бичих нь хялбар байдаг боловч цөөн хэдэн шаардлагыг дагаж мөрдөх хэрэгтэй. Нэгдүгээрт, текст нь тодорхой хүнд хандах уриалгыг агуулсан байх ёстой: Хүний нөөцийн менежер, Хүний нөөцийн менежер гэх мэт. Дүрмээр бол харилцагчдыг ажилд зуучлах портал дээр эсвэл хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр зарлахад зааж өгдөг боловч хүссэн тохиолдолд хаягийг нь утсаар олж мэдэх боломжтой.
Дараа нь та өргөдөл гаргагчийн өргөдөл гаргах байр суурийг тодорхойлж, сул орон тооны талаархи мэдээллийн эх сурвалжийг зааж өгөх хэрэгтэй: сонины зар, ажил хайж буй төрөлжсөн сайт, найз нөхдийнхөө өгсөн зөвлөмж гэх мэт. Дараагийн чухал зүйл бол овог нэр, нэр, боловсрол, чиглэл дэх ажлын туршлага, мэргэжлийн салбарт гаргасан амжилтын талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулаагүй товч тойм юм.
Түүнчлэн, дагалдах захидалдаа энэ тодорхой аж ахуйн нэгж, санал болгож буй албан тушаалд сонирхдог сонирхол, мөн компанид ашигтай байж болох хувийн болон мэргэжлийн шинж чанаруудыг тэмдэглэх хэрэгтэй. Хувийн уулзалт, хамтын ажиллагааны хэтийн төлөвийг хэлэлцэхэд бэлэн байгаагаа илэрхийлэх нь зүйтэй. Төгсгөлд нь холбоо барих утас, имэйл хаягийг заавал бичнэ.
Ерөнхийдөө Cover Letter нь албан бичгийн дүрмийн дагуу албан ёсны болгохыг шаарддаг. Бодол санааг ойлгомжтой, ойлгомжтой байдлаар дүрмийн цогц бүтэц ашиглахгүйгээр илэрхийлэх хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр текстийг уншихад хялбар, хаягийг хүлээн авагч ойлгодог болно. Сайн бичсэн хавтас нь зохиогчийн анкетыг бусдаас ялгаруулж амжилтанд хүргэх түлхүүр болно. Ажил горилогчийн бизнесийн ёс зүйг хүндэтгэх байдал нь ажил олгогчийн хувьд чухал үүрэг гүйцэтгэж, бусад өргөдөл гаргагчаас давуу талтай байдаг.
