Баримт бичгийг зөв хадгалах нь зөв гэрээг олоход бэрхшээлээс зайлсхийх болно. Үнэт цаас гаргахад бага зэрэг хугацаа зарцуулсны дараа шаардлагатай үнэт цаас нь үргэлж аюулгүй, найдвартай байх болно гэдэгт итгэлтэй байх болно.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Шаардлагатай баримт бичгийг амархан олохын тулд нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр хий. Гэрээнд дугаар өгөөд энэ дэвтэрт оруулна уу. Серийн дугаараас гадна гэрээ байгуулсан огноог бичнэ үү. Тэмдэглэлийн мөр дараах байдалтай байх ёстой: 1. 2010.03.23-ны өдрийн 987DL дугаартай гэрээ. Үүний зэрэгцээ тэмдэглэлд архивын корпорацийн хэв маягаар шаардвал гэрээний мөн чанарыг зааж өгнө.
Алхам 2
Байгууллагад тэдгээрийн хэд нь байгаа бол хуулийн этгээд тус бүрт өөрийн баримт бичгийн бүртгэлийг бий болгоно. Тэдгээрийг тэмдэглэхийн тулд ердийн тэмдгийг ашигла. Жишээлбэл, "Хөгжилтэй зураг" ХХК-ийн гэрээг 987ВК гэж оруулна уу. "Мурзилка" OJSC-ийн гэрээнүүд 987M гэж тэмдэглэв. Төөрөлдөхөөс зайлсхийхийн тулд тоонуудыг хатуу хуваарил.
Алхам 3
Гэрээг батлах бүх үе шатыг дамжиж, хоёр талын ерөнхий захирлууд гарын үсэг зурж, бүх тамга дарсны дараа л хавтсанд хавсаргана уу. Баримтаа аюулгүй байлгахын тулд хатуу хавтастай холбогчийг сонгоорой. Хуулийн этгээд тус бүрт тусад нь хавтас үүсгэх.
Алхам 4
Гэрээг биндэрт оруулахын тулд хуудсыг холбосон цаасан хавчаарыг сайтар арилгана. Нүхний цоорхойгоор шинэ нүхнүүдийг цоол. Баримтыг хавтсанд хийж, төмөр шөрмөсөөр бэхлээрэй. Нэг гэрээг нөгөөгөөс нь А4 хоосон хуудсаар тусгаарла.
Алхам 5
Баримт бичгийг архивлах өөр нэг арга бий. Ил тод файлуудын багцыг худалдаж аваарай. Гэрээ тус бүрийг тусад нь хавтасанд хийж хавтсанд хадгална.
Алхам 6
Нэг хавтсанд хэт олон гэрээ хийж болохгүй - хуудас үрчийж магадгүй. Биндэр нь амархан гадагшлах ёстой бөгөөд ингэснээр цаас гарч ирэхгүй.
Алхам 7
Бичиг баримттай хавтас хадгалах тавиур дээр тусдаа тавиур тавь. Биндэрийн төгсгөлд гэрээ байгуулагдсан он, хуулийн этгээдийг заана. Ингэснээр шаардлагатай бол шаардлагатай гэрээгээ хурдан олох боломжтой болно.
Алхам 8
Гурваас дөрвөн жилийн өмнө хийсэн бичиг баримт бүхий хавтас хадгалах шаардлагагүй. Жил, гэрээг эзэмшдэг хуулийн этгээдэд гарын үсэг зурж, хатуу картон хайрцагт хийнэ. Багцуудыг агуулахад илгээх. Хуурай хадгалах газрыг хайж олох. Чийглэг нь үнэт цаасыг устгаж чаддаг.
