Хувийн файл гэдэг нь ажилтны талаархи шаардлагатай хувийн мэдээлэл, түүний ажилласан хугацааны мэдээллийг агуулсан ажилтны баримт бичгийн бүхэл бүтэн хэмжээг хэлнэ. Хувийн файлыг ажилтан тус бүрт тусад нь хавтсанд хадгалдаг. Ажилтны хувийн хэргийг ажилтны талаархи мэдээллийг хялбархан системчлэх боломжийг бүрдүүлэхийн тулд түүнийг бүрдүүлэх тодорхой дүрмүүд байдаг.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Хувийн хэргийг зөвхөн нийтийн үйлчилгээний байгууллагуудын ажилтнуудад албадан хийдэг гэдгийг санаарай, бусад бүх ажил олгогчид хувийн хэргийг өөрсдийн үзэмжээр хийх эсэхээ шийддэг. Үүний зэрэгцээ, ажилчдын хувийн хэргийг удирдах тухай шийдвэр гарсан бол бичиг баримтыг албан хэрэг хөтлөлтийн дүрмийн дагуу хийх ёстой.
Алхам 2
Ажилтны хувийн хэрэгт нэлээд их хэмжээний баримт бичиг, түүний дотор ажилтны танилцуулга, намтар, зөвлөмж, шинж чанар, боловсролын талаар баримт бичиг зэргийг багтаасан байдаг. Ажилтны хувийн хэргийн зайлшгүй шинж чанаруудын нэг бол хэргийн материалын дотоод бүртгэл юм.
Алхам 3
Баримт бичгийн дотоод тооллого хийх - энэ нь тухайн хэрэгт хөрөнгө оруулсан анхны баримт бичиг юм. Хувийн хэргийг он цагийн дарааллаар бүрдүүлж байгаа тул бараа материалыг мөн адил нэгтгэдэг. Тиймээс эхний ээлжинд ажилд орохдоо ажилтнаас бүрдүүлж, хүлээн авсан баримт бичгийн бүх жагсаалтыг бараа материалд оруулна. Ирээдүйд, шинэ баримтжуулалтыг хүлээн авсны дараа баримт бичгүүдийг хэрэгт хавсаргаж, тооллогод он дарааллаар оруулна.
Алхам 4
Ажилтны хувийн хэргийг хөтлөхдөө гаргасан баримт бүрд серийн дугаар олгоно. Тусдаа дугаарлалт бүхий хуудсыг шошголно уу. Үүнээс гадна, баримт бичгийн ангилалаас хамааран тусгай индексийг оноож өгнө.
Алхам 5
Хувийн файлын баримт бичгийн дотоод бүртгэлд өгөгдөл оруулахдаа баримт бичиг бүрийн серийн дугаар, индекс, баримт бичгийн бүтэн нэр, хуудасны тоог, энэ баримт бичигт байгаа хуудасны тоог заана уу. Бараа материалын хуудсыг хэргийн ерөнхий массиваас тусад нь дугаарлана. Дотоод бүртгэлийг өөрийн гарын үсэг, байр сууриа илэрхийлсэн тэмдэглэлээр баталгаажуулна уу. Дотоод бараа материалыг зөв бөглөх нь ажилчдын хувийн хэргийг системчлэх, ажилтны талаарх мэдээлэлд тав тухтай, үр ашигтай хандах боломжийг олгодог.
