Аливаа өмчийн хэлбэрийн аж ахуйн нэгж нь тодорхой зарчмын дагуу системчилсэн янз бүрийн хэлбэрийн баримт бичгийн багц хэлбэрээр өөрийн ажлын урсгалтай байдаг. Санамж бичиг боловсруулахдаа онцгой анхаарал шаарддаг.
Тэмдэглэл гэж юу вэ?
Тэмдэглэл хэлбэрээр ажил хэргийн баримт бичиг нь мэдээлэл сайтай, зөвлөмжийн шинж чанартай байдаг. Энэ нь шууд дарга эсвэл байгууллагын даргад өгдөг. Санамж бичгийг удирдлагаас өгсөн заавар, ажилтны санаачилгаар гаргаж болно.
Баримт бичиг нь тодорхой асуудалтай холбоотой тодорхой баримтуудаас бүрдэнэ. Ихэнх тохиолдолд санамж бичиг нь ажилтны субъектив санал бөгөөд бичгээр тогтоосон байдаг. Заримдаа, аж ахуйн нэгжид болж буй үйл явдлуудын дагуу менежер тэдний цаашдын үйл ажиллагааг тохируулахын тулд захирагдагсдынхаа санал бодлыг мэдэх нь туйлын чухал юм. Ажилтнууд өөрсдийн санал, зөвлөмжөөр нэмж дэлгэрэнгүй хариуг ганцаараа бичих шаардлагатай.
Тайлангийн сэдвийн хувьд өөр өөр байж болно: нэг удаагийн мэдээлэл өгөхөөс үе үе тайлагнах хүртэл. Тэмдэглэл, үйлчилгээний тэмдэглэлээс ялгаатай нь санамж бичгийг аж ахуйн нэгжийн хүрээнд ашиглаж болох эсвэл дээд байгууллагад тайлагнах баримт бичгийн үүрэг гүйцэтгэж болно.
Баримт бичиг боловсруулах шалтгаан
Хяналтгүй үйл явцын үр дүнд аж ахуйн нэгжид хор хөнөөл учруулж болзошгүй тул санамж бичиг боловсруулдаг. Энэ нь ажилтан ижил төстэй байдлаар бүх мэдээллийг дээд түвшний хүмүүсийн анхааралд хүргэх боломжтой юм. Жишээлбэл, энэ нь хариуцлагатай хүнийг олон удаа ажил таслах, төлөвлөсөн зорилтыг биелүүлэхийг үл тоомсорлох явдал байж болох бөгөөд энэ нь бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд сөргөөр нөлөөлж болзошгүй юм. Ерөнхийдөө уг баримт бичиг нь одоо удирдлагаас хэрэгжүүлж буй дотоод бодлогыг өөрчлөх дохио болох зорилготой юм.
Тэмдэглэлийг хэрхэн зөв зурах вэ
Ихэнхдээ баримт бичиг нь хэд хэдэн хэсгээс бүрдэнэ. Нэгдүгээрт, тэмдэглэл бичихэд хүргэсэн шалтгааныг тодорхой томъёолох шаардлагатай байна. Энэ нь тодорхой нөхцөл байдлыг тоймлож, баримтуудыг жагсаав. Дараа нь болж буй зүйлийн талаар өөрийн үзэл бодлоо илэрхийлэхийг маш тодорхой зөвлөж байна. Үүний зэрэгцээ нөхцөл байдлыг тал бүрээс нь шинжилж, асуудлыг шийдвэрлэх өөрийн шийдлийг санал болгох шаардлагатай байна.
Болсон зүйлийн сэдвийг баримтлахын зэрэгцээ бүх мэдээллийг хангалттай товч, товч танилцуулах ёстой. Бодит байдлыг гажуудуулж, нотлох баримтаар нотлогдоогүй таамаглалыг илэрхийлэх нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй юм.
Баримт бичгийг А4 форматтай хуудсан дээр нэгжийн нэрийн зүүн дээд буланд заавал оруулах заалтыг байрлуулсан болно. Баруун дээд хэсэгт та тэмдэглэлийн хаягийн талаархи мэдээллийг байрлуулах хэрэгтэй. Бага зэрэг доогуур, улаан шугамнаас баримт бичгийн нэр, түүний дугаар, түүнчлэн эмхэтгэх газрыг том үсгээр бичсэн болно.
Дараа нь мэдээллийг нэлээд чөлөөтэй хэлбэрээр гаргаж, баримт бичгийг бэлтгэсэн ажилтны гарын үсгээр баталгаажуулна.
Тэмдэглэлийг илгээхээсээ өмнө дээрх бүх нөхцөл байдлын бодит байдлыг сайтар шалгаж үзэхийг зөвлөж байна.
