Байгууллагын бүх баримт бичгийг зохих ёсоор хадгалах ёстой. Тодорхой систем нь зөв цаасыг даруй олох боломжийг олгодог. Зарим төрлийн баримт бичиг нь өөрийн хадгалах журамтай байдаг, жишээлбэл захиалгын хувьд.
Шаардлагатай
хавтас, хайрцаг, цаас, компьютер
Зааварчилгаа
1-р алхам
Байгууллагын бүх захиалгыг бүртгэх захиалгын бүртгэлийг бий болгоно. Сэтгүүлийг заавал хавтасласан, дугаарласан байх ёстой бөгөөд үүнд бичлэгийн хуудас, хуудсыг устгахыг оруулаагүй болно.
Алхам 2
Тэмдэглэлд тодорхой багана байх ёстой. Багануудын ойролцоо агуулга дараах байдалтай байж болно: оруулгын дугаарыг дарааллаар нь заасан багана, захиалгын огноотой багана, захиалгын хураангуй багана, захиалгын дугаар бүхий багана, ажилтан энэ тушаалтай танилцсан тухай тэмдэг үлдээсэн багана. Нэмж дурдахад захиалгын байрлалыг (баганууд эсвэл хайрцаг) зааж өгсөн баганыг нэмж болно.
Алхам 3
Бүх захиалгыг хавтас болгон ангилах хэрэгтэй: Ажилчдыг ажилд авах, халах тушаалууд (боловсон хүчний захиалга), ажилчдын урамшууллыг тусгасан тушаал, албан томилолт, амралтаар явуулах, байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааг тусгасан тушаалууд. Хэрэв захиалга нь хадгалах хугацаатай бол тэдгээрийн хувьд тусдаа хавтас үүсгэдэг.
Алхам 4
Захиалгын хадгалалтын систем нь тодорхой, системтэй, захиалгад өгсөн дугаарын тасралтгүй байдлыг хангах ёстой. Энэ нь захиалга ажилд буцааж татагдах үед ялангуяа үнэн байдаг. Төөрөгдөлд орохгүйн тулд хураан авсан захиалгын хуулбарыг хийхийг зөвлөж байна.
Алхам 5
Бүх захиалгыг байгууллагын хэвлэмэл хуудсанд хэвлэсэн байх ёстой. Энэ тохиолдолд захиалгын битүүмжлэл шаардагдахгүй. Хэрэв захиалгыг энгийн цаасан дээр хэвлэсэн бол тухайн байгууллагын тамга дээр байх ёстой.
Алхам 6
Хэрэв аж ахуйн нэгж захиалга хадгалах цахим системийг нэвтрүүлсэн бол энэ нь байгууллагын хэмжээнд жигд байх ёстой. Эдгээр баримт бичигт гарын үсэг зурах эрх бүхий ажилтнууд цахим захиалга авах боломжтой байх ёстой. Энэ тохиолдолд EDS (цахим тоон гарын үсэг) ашиглах нь маш тохиромжтой. Захиалгын бүртгэлийг ямар ч тохиолдолд хэвлэхийг зөвлөж байна.
