Протоколоос авсан ханд нь аливаа байгууллагын ажлын урсгалын зайлшгүй шинж чанар юм. Анхны баримт бичигтэй ижил төстэй хууль ёсны хүчин чадалтай байх бөгөөд энэ нь шаардлагатай бүх мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Холбогдох баримт бичгийг бэлтгэхдээ нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.
Дүрмээр бол протоколоос авсан хэсгийг гүйцэтгэхэд тавигдах шаардлагыг аж ахуйн нэгж бүрт бизнесийн эргэлтийн дотоод журмын дагуу тогтоодог. Гэсэн хэдий ч энэхүү баримт бичгийг хэрхэн бүрдүүлэх талаар нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн хэм хэмжээ байдаг.
Протоколоос авсан хэсэг нь тодорхой асуудал дээр анхны баримт бичгийн текстийн яг хуулбар юм. Тиймээс хурлын тэмдэглэлийн хэсгээс уг хурлыг тэмдэглэсэн удирдах байгууллагын нэрийг оруулсан байх ёстой. Дүрмээр бол энэ мэдээллийг баримт бичгийн гарчигт зааж өгсөн болно. Энд "Протокол" гэсэн баримт бичгийн төрлийг "Протоколоос задлах" болгож өөрчилсөн. Зарим тохиолдолд "Мэдэгдэл" гэсэн бичээсийг баримт бичгийн баруун дээд буланд өгсөн болно.
Нэмж дурдахад эх хувь нь хууль ёсны хүчийг хадгалахын тулд протоколын цаасан дээр дараахь мэдээллийг агуулсан байх ёстой.
- уулзалтын огноо, газар, цаг;
- шийдвэр гаргах кворум байгаа тухай мэдээлэл;
- тэргүүлэгчийн чиг үүргийг гүйцэтгэж буй хүний тухай мэдээлэл;
- нарийн бичгийн даргын үүргийг гүйцэтгэж буй хүний тухай мэдээлэл.
Хуралдаанаар хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг гаргаж буй тодорхой асуудал болгон бууруулав. Үүнтэй адил гуравдагч этгээдийн асуудлыг хэлэлцэхтэй холбоотой бүх хэлтэрхийг баримт бичгээс хассан болно.
Хөтөлбөрийг бэлтгэж байгаа хэлэлцэх асуудлын жагсаалтыг яг цуврал дугаар, найруулга, хэлэлцүүлгийн явц, гаргасан шийдвэрийн хамт өгсөн болно.
Төгсгөлд нь хандлагчийг тэргүүлэгч гарын үсэг зурж, тамгаар баталгаажуулна. Үүний дараа түүний үнэн зөвийг баталгаажуулсан "Мэдэгдэл зөв" ("Зөв") гэсэн шаардлагыг дагалдаж, шифрлэлт бүхий нарийн бичгийн даргын гарын үсгийг зурна.
Протоколын эх хувийг дугаарлаж, оёж, эрх бүхий хүний тамга, гарын үсгээр баталгаажуулсан болно.
