Танд яаралтай баримт бичиг хэрэгтэй байна, гэхдээ та хаана байрлуулснаа санахгүй байна уу? Оффисын амьдралдаа захиалга авч, бүх зүйлийг дугаарласан хавтсанд байрлуул, ингэснээр таны ажлыг хөнгөвчлөх болно.
Бид цаасан дээр аливаа зүйлийг эмх цэгцтэй байрлуулдаг
Хэрэв цөөхөн баримт бичиг байгаа бөгөөд тэдгээр нь нэг хэрэглээний талбартай холбоотой бол бүгдийг нь нэг газар, хавтсанд хийх хэрэгтэй. Гэхдээ дүрмээр бол нэг хавтас хангалтгүй, тэдгээрийн хэд нь байх ёстой. Жишээлбэл, компанийн үүсгэн байгуулах баримт бичиг, захидал, ханган нийлүүлэгчидтэй байгуулсан гэрээний хавтас гэх мэт.
Аж ахуйн нэгж өргөжин тэлэхийн хэрээр хавтасны тоо нэмэгдэж байна. Танд нэг биш, хэд хэдэн тавиур хэрэгтэй байж магадгүй юм. Дараа нь өөрсдийн баримт бичгийн урсгал, хавтастай ажилчид гарч ирнэ. Энэ бол захиалгын эхний дүрэм бол баримт бичгийг тавиур дээр байрлуулсан сэдэвчилсэн хавтас болгон тараах явдал юм.
Одоо энэ салбар хэвтээ ба босоо тосгуур үйлдвэрлэж байна. Эдгээр нь маш практик, бага зай эзэлдэг, ширээн дээр сайн тохирч, шинэ тавилга худалдаж авах шаардлагагүйгээр үндсэн, байнга ашигладаг бүх баримт бичгийг гартаа авах боломжтой болгодог.
Бүртгэл
Хэрэв олон баримт бичиг байгаа бол та тэдгээрийг эсвэл хэд хэдэн тусгай регистр (бүртгэлийн журнал) хийж болно. Жишээлбэл, орж ирж буй баримт бичгийн бүртгэл. Эдгээр нь бүртгэлийн огноо, орж ирж буй (гарсан) баримт бичгийн дугаар, түүний товч агуулга ба / эсвэл нэр, баримт бичгийг хаана илгээсэн (аль хэлтэст, ямар албан тушаалтанд хүлээлгэн өгсөн, аль хавтсанд байрлуулсан гэх мэт) агуулсан болно.).
Хавтасны нэг хэсэг эсвэл бүх хэсэгт, хэрэв олон баримт бичиг, ижил төстэй олон хавтас байгаа бол (утгын хүрээнд) хавтас тус бүрт баримт бичгийн бүртгэл, өөрөөр хэлбэл хавсаргасан эсвэл хавсаргасан жагсаалтын жагсаалт хэрэгтэй болно. хавтасны дунд. Баримт бичиг бүрт дугаар өгч болно (хэрэв өмнө нь байхгүй байсан бол) эсвэл өөрөө өгч болно. Дараа нь та бүх баримт бичгийг үзэх шаардлагагүй болно, гэхдээ зөвхөн тэдний жагсаалтыг үзээд шаардлагатай дугаарыг авна уу.
Баримт бичгийг зохих хавтас, тавиур, тавиур дээр байрлуулж, цаг хугацаанд нь эхлүүлээрэй, ингэснээр та бүх зүйлийг хурдан бөгөөд амархан олох болно.
Ажлын байраа цэвэр цэмцгэр байлгах
Ажлын байрыг эмх цэгцтэй байлгах ёстой. Өдөр бүр ширээгээ, эсвэл дор хаяж хэдэн өдөр нэг удаа цэвэрлэж үзээрэй. Та шаардлагатай бичиг баримтуудыг ширээн дээр үлдээж, үлдсэнийг нь хавтас, тавиур, тавиур дээр хийж, хэн нэгнээс авсан бол буцааж өгч болно. Хэрэв та өгсөн тохиолдолд л хэн, эсвэл бүр бичиж тэмдэглэх нь илүү дээр юм.
Мөн эцэст нь. Бичиг баримт нь үргэлж бэлэн байдаг хүнийг амархан олж, цаг хугацаанд нь авчирдаг, эрх баригчидтай үргэлж сайн харилцаатай байдаг. Бид үүнийг чин сэтгэлээсээ хүсч байна.
