Боловсон хүчний захиалга гаргахдаа тэдгээрийн хууль эрх зүйн ач холбогдлыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Хуулийн дагуу заавал дагаж мөрдөхийн тулд тэдгээр нь бүртгэлийн индекс эсвэл өөрөөр хэлбэл баримт бичгийн дугаарыг багтаасан хэд хэдэн шаардлагатай мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Захиалга бүртгэх дүрмийг тухайн байгууллагын орон нутгийн баримт бичгээр тодорхойлдог боловч ерөнхий дүрмүүд бас байдаг.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Ажилтнуудын захиалгын дарааллын дугаар нь түүний бүртгэлийн дугаар (индекс) юм. Ажилтнуудад зориулсан бүх захиалга (захиалга) -ын дугаарыг ажлын жилийн хугацаанд захиргааны баримт бичгийн бүлэг тус бүр дээр тусгай бүртгэлийн хуудсанд тусад нь хадгална.
Бизнесийн жил ихэвчлэн хуанлийн жилтэй давхцдаг (1-р сарын 1-ээс 12-р сарын 31). Жишээлбэл, есдүгээр сарын 1-нээс оффисын жил эхлэх соёл, боловсрол гэх мэт үл хамаарах зүйлүүд байдаг.
Алхам 2
Эхлэхийн тулд бүх захиалгыг тусдаа бүлэгт хуваана уу. Баримт бичгийг хадгалах хугацаандаа тохируулан урт хугацааны хадгалалт, богино хугацааны хадгалалтын баримт бичиг болгон хуваа.
Олон тооны ажилтантай томоохон байгууллагуудад ая тухтай байлгах үүднээс ижил хадгалах сэдвээр хэд хэдэн бүлгийг сонгон хадгалах хугацаатай захиалгын цуврал дотор сонгоно уу.
Жишээлбэл, урт хугацааны хадгалалтын баримт бичгийг бүлэгт хувааж болно: элсэх тушаал, ажлаас халах тушаал, шилжүүлэх тушаал. Богино хугацааны хадгалалтын баримт бичгийг цуврал болгон ялгаж болно: амралтын захиалга, бизнес аялал хийх захиалга.
Маш олон тооны ажилтантай байгууллагуудад заримдаа албан хаагчдын ангилал тус бүрт захиалгын захидлын тэмдэглэгээг боловсруулах шаардлагатай байдаг.
Алхам 3
Цаашилбал эдгээр захиалга тус бүрийг боловсон хүчин дээр тусгай хэлбэрээр бүртгүүлнэ үү. Бүртгэлийн хэлбэрээр та тэмдэглэл, бүртгэл, хяналтын карт эсвэл цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ашиглаж болно. Эдгээр хэлбэр бүр давуу болон сул талуудтай байдаг.
Ихэвчлэн бие биенээ хуулбарладаг бүртгэл, хяналтын карт, цахим бүртгэлийн кабинет нь зохион байгуулалт, хайлт хийхэд илүү тохиромжтой байдаг. Бүртгэл нь мэдээллийн аюулгүй байдлыг илүү хангаж өгдөг.
Бүртгэлийн маягт нь хатуу стандартгүй боловч ихэвчлэн дараахь мэдээллийг агуулдаг.
- он сар өдөр;
- захиалгын серийн дугаар;
- хэн гарын үсэг зурсан (албан тушаал, овог);
- захиалгын хураангуй;
- суурь;
- гүйцэтгэгч.
Алхам 4
Одоо захиалгыг хүрээгээр дугаарлахын тулд харгалзах журналаа үзэж, дараагийн индексийг баримт бичигт өгөх хэрэгтэй.
