Байгууллага нь ямар ч төрлийн үйл ажиллагаа эрхэлдэг, амьдралынхаа туршид хадгалагдах ёстой томоохон хэмжээний баримт бичгийг бий болгодог. Компани нь томорч, үйл ажиллагааны цар хүрээ нь өргөн байх тусам хуримтлагдсан баримт бичгийн хэмжээ нэмэгддэг. Мэдээжийн хэрэг, эрт орой хэзээ нэгэн цагт хамааралгүй баримт бичгийг ангилах, устгах асуулт гарч ирдэг. Юуг устгаж болох, юуг хадгалах ёстойг тодорхойлох л үлдлээ.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийг системчлэхийн тулд хадгалахаар хүлээн авсан баримт бүрийн хувьд хадгалах хугацааг тодорхойлох шаардлагатай бөгөөд дараа нь тухайн байгууллагад эрсдэлгүйгээр устгаж болно.
Розарчиваас хадгалах хугацааг тогтоосон баримт бичгийн батлагдсан жагсаалтыг ашиглана уу. Энэ төрлийн баримт бичгийг системчлэхдээ удирдамж болгон баримтлах ёстой гол баримт бичиг бол "Хадгалах хугацааг харуулсан байгууллагуудын үйл ажиллагаанд бий болгосон удирдлагын ердийн баримт бичгийн жагсаалт" юм (Росарчив 2000 оны 6-р сарын 06-ны өдөр батлав)
Алхам 2
Хэрэв танай байгууллага хэлтсийн шалгуурт тэнцсэн тохиолдолд заавал хандах шаардлагатай хэлтсийн хяналтын хуудсыг судалж үзээрэй (жишээлбэл, цэргийн тэнхим, банкны хэлтэс гэх мэт хяналтын хуудас байдаг). Хамгийн түгээмэл хэлбэрийн байгууллагуудын хувьд баримт бичгийн жагсаалтыг гаргасан (жишээлбэл, хувьцаат компаниудын хувьд).
Алхам 3
Хэд хэдэн баримт бичгийг тэдгээрийн онцлогт нийцүүлэн хадгалах ёстой, жишээлбэл, татварын баримт бичгийг 4-өөс доошгүй жил, санхүүгийн тайланг 5-аас доошгүй жил хадгалах шаардлагатай.
Алхам 4
Баримт бичгийн төрөл тус бүрийг хадгалах хугацаа тодорхой байдаг тул жагсаалтыг ашиглах нь баримт бичгийг цэгцлэх хамгийн тохиромжтой арга юм. Гэхдээ бүх баримт бичгийг жагсаалтад ангилж болохгүй. Зарим баримт бичгийн хувьд хадгалах хугацааг байгууллага өөрөө тогтоосон байх ёстой.
Энэ зорилгоор байгууллага зохих тушаалын дагуу шинжээчийн комисс байгуулан тогтмол хугацаанд баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгаж, хадгалах хугацааг тогтоож, хадгалах хугацаа нь дууссан эсвэл шаардлагагүй бичиг баримтыг устгадаг. Комисс нь баримт бичгийн ач холбогдол, алдагдлаас үүсэх эрсдлийг тооцоолох чадвартай хүмүүсийг багтаах нь чухал юм.
